Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Te gustaría aprender a organizarte en el trabajo? Las técnicas para organizar el trabajo son herramientas y estrategias que te ayudan gestionar tus tareas de manera más eficiente para optimizar el tiempo, reducir el estrés y aumentar tu productividad.
Estos métodos para planificación y organización del trabajo no solo se enfocan en la planificación de tareas, sino también en crear sistemas que permitan mantener el control sobre las actividades diarias, equilibrando lo urgente y lo importante.
Ya sea que trabajes de forma individual o en equipo, contar con un buen sistema para organizar el trabajo puede marcar la diferencia entre un día caótico y uno productivo.
Además, la planificación y organización de tareas en el trabajo es clave para el desempeño laboral y el logro de objetivos de manera eficiente, ya que proporciona una serie de beneficios que impactan directamente en la productividad y la calidad del trabajo realizado.
Las técnicas para organizar el trabajo tienen beneficios inmediatos en tu rendimiento y productividad y adicionalmente te ayudan a establecer hábitos de trabajo que perduran en el tiempo.
14 técnicas para organizar el trabajo y ser una persona más eficiente
¿Qué son las técnicas para organizar el trabajo?
Las técnicas para organizar el trabajo son herramientas y métodos específicos que puedes aplicar en tus funciones del día a día para estructurar, priorizar y gestionar tus tareas de manera eficiente.
Son estrategias diseñadas para que aproveches al máximo tu tiempo, establezcas un orden en tus actividades y mantengas el control sobre lo que necesitas lograr, tanto a corto como a largo plazo.
Estas técnicas no solo te ayudan a planificar lo que debes hacer, sino que también te permiten crear un sistema claro que hace más fácil cumplir con tus metas sin perder el enfoque.
Su objetivo es reducir el desorden mental y físico, permitiéndote enfocar tu energía en las tareas que realmente importan y evitando distracciones innecesarias, volviéndote una persona más eficiente.
14 técnicas para organizar el trabajo y ser una persona más eficiente
Tener estrategias efectivas para planificar y gestionar tus tareas ayuda a aprovechar mejor tu tiempo, reducir el estrés y, en general, trabajar de forma más eficiente. Algunas de las técnicas para organizar el trabajo son:
Establece metas claras y alcanzables
Estas es una de las primeras técnicas para organizar el trabajo, ya que metas concretas y realistas es clave para ser una persona más eficiente, por el hecho de que si tienes claro qué deseas lograr, es más fácil estructurar tus tareas en función de esos objetivos.
Establecer metas también te permite medir el progreso y te da una motivación adicional, porque sabes que cada tarea completada te acerca a un objetivo concreto.
Lista de tareas pendientes
La lista de tareas pendientes es una de las técnicas para organizar el trabajo más usada, consiste en hacer un inventario de todas las tareas que tienes que realizar, anotándolas en un solo lugar.
Esta lista es especialmente útil para liberar tu mente de la carga de recordar todas las actividades, ya que puedes consultar tu lista cuando lo necesites; además, puedes ir tachando cada tarea completada, lo que te da una sensación de avance y logro.
La clave para que esta estrategia tenga éxito, es actualizar la lista constantemente y revisar las prioridades para no perder de vista lo que es más importante o urgente en cada momento.
Elabora un cronograma diario
Si tienes muchas tareas pendientes por realizar, lo más probable es que no puedas realizar todas ellas el mismo día, por eso entre las técnicas para organizar el trabajo está la de realizar una lista de tareas diarias.
Esta es una de las técnicas más simples y efectivas para organizar el trabajo, ya que lo que tienes que hacer es, al principio del día, anotar tus tareas diarias y ordenarlas en función de su importancia o urgencia.
Crear una lista de tareas te da claridad y te motiva a avanzar, puesto que puedes ir tachando cada tarea cumplida, ayudándote a que no se te olvide nada importante y te da un sentido de logro al final del día.
Establece prioridades de forma inteligente con el método ABC
Esta técnica para organizar el trabajo tiene el objetivo de organizar tus tareas de tal forma que te concentres en las actividades que generan impacto, en lugar de perder tiempo en tareas de baja prioridad, para ello debes crear una lista de tareas clasificándolas en tres categorías:
- A para las más importantes.
- B para las que tienen importancia media.
- C para las menos urgentes.
La regla de los dos minutos
Según este método para organizar tareas, si realizar una tarea te lleva menos de dos minutos, deberías hacerla de inmediato en lugar de posponerla; esto incluye actividades como:
- Responder mensajes rápidos.
- Archivar documentos.
- Tomar notas breves.
Aunque parece simple, esta es una de las mejores técnicas para organizar el trabajo, puesto que evita la acumulación de tareas pequeñas que pueden convertirse en una lista abrumadora si se acumulan. Además, da una sensación de avance rápido y te permite liberar tiempo para tareas más complejas.
Crear rutinas
Entre las técnicas para organizar el trabajo también está crear rutinas, ya que te ayudan a reducir el tiempo que pasas decidiendo qué tarea hacer a continuación, aumentando tu eficiencia.
Por otro lado, las rutinas también ayudan a formar hábitos de trabajo que aumentan la productividad y hacen que el flujo de tareas sea más constante y predecible.
Identifica los momentos de mayor productividad
Identificar los momentos de mayor productividad es una técnica para organizar el trabajo de forma eficiente y maximizar los resultados, ya que te permite asignar las tareas más importantes y demandantes a las horas en las que tienes más energía y concentración.
Esto se debe a que cada persona tiene un ritmo natural de energía que varía a lo largo del día, conocido como ritmo circadiano; por eso para algunos, la mañana es el momento más productivo, mientras que otros encuentran su mayor energía en la tarde o incluso por la noche.
Estudios muestran que trabajar en sincronía con estos picos de energía no solo mejora la eficiencia, sino que también puede reducir el tiempo necesario para completar las tareas.
Método de planificación semanal
La planificación semanal es otra de las técnicas de organización y planificación del trabajo más utilizada, ya que planificar tu semana con anticipación te permite tener una visión de tus objetivos a lo largo de los días.
Dedica un momento al comienzo de cada semana para definir qué tareas o proyectos quieres completar, así podrás distribuir la carga de trabajo de manera equilibrada y a evitar los picos de última hora, dándote la flexibilidad para hacer ajustes si surgen imprevistos.
Agrupa tareas similares
Esta técnica consiste en agrupar tareas similares para realizarlas juntas, por ejemplo, puedes reservar un bloque de tiempo específico para hacer todas las llamadas telefónicas o para responder correos electrónicos.
Agrupar tareas similares te hará más eficiente, ya que al concentrarte en actividades del mismo tipo reduces el tiempo de cambio entre tareas diferentes y mantienes un ritmo constante.
Usa de herramientas digitales de organización
Hoy en día, existen muchas herramientas para organizar el trabajo de forma digital tales como Trello, Asana o Google Calendar, que facilitan la gestión de las tareas y la optimización del tiempo.
Por ejemplo, una herramienta de gestión de proyectos te permite programar tareas, establecer recordatorios, hacer un seguimiento de tus pendientes y darte un informe del avance del proyecto según lo planificado.
Además, muchas de estas herramientas mejoran el rendimiento de la empresa en general, ya que están diseñadas para colaborar en equipo, facilitando la comunicación y el seguimiento de proyectos compartidos.
Método Kanban
El método Kanban es otra de las técnicas para organizar el trabajo y consiste en utilizar un tablero dividido en columnas que representan el estado de las tareas: “Por hacer”, “En progreso” y “Terminado”.
Cada tarea se coloca en una tarjeta que se mueve de una columna a otra a medida que avanza, lo que te permite visualizar el flujo de trabajo y priorizar las tareas en función de su estado, además de darte una sensación clara de progreso.
Una forma fácil de organizar tus tareas con este método, es utilizar un tablero digital en Trello, que es una herramienta digital que te permite gestionar tus tareas a través de tarjetas y de una forma muy interactiva.
Método Time Blocking
El método de bloques de tiempo es una de las técnicas para organizar el trabajo que se basa en asignar intervalos específicos del día para concentrarte en tareas específicas.
Por ejemplo, puedes dedicar la primera hora de la mañana a la planificación, las siguientes dos a tareas importantes y reservar un bloque para responder correos o realizar llamadas.
Esta técnica de planificación y organización de tareas reduce las interrupciones y ayuda a mantener un enfoque constante, pues durante cada bloque solo te concentras en una actividad sin distracciones.
Método KonMari
El Método KonMari, desarrollado por Marie Kondo, se centra en ordenar y simplificar los espacios físicos y mentales para mejorar la productividad. Aunque se originó como un sistema de organización del hogar, también es una de las técnicas para organizar el trabajo más eficiente.
Consiste en revisar tus materiales de oficina, documentos y herramientas, manteniendo solo aquellos que realmente necesitas o que te aportan valor para realizar tus funciones.
Al eliminar el desorden y conservar solo lo esencial, reduces distracciones y creas un espacio de trabajo más limpio y organizado, por eso esta técnica no solo aporta orden físico, sino que también te ayuda a reducir el ruido mental, permitiéndote enfocarte mejor en tus tareas diarias.
Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro divide tu tiempo de trabajo en periodos de 25 minutos, seguidos de un descanso corto y después de cuatro intervalos, tomas un descanso más largo.
Este método te ayuda a mantener la concentración y a evitar el agotamiento. Además, dividir el tiempo en sesiones breves facilita que mantengas el enfoque y reduzcas la fatiga que puede generar el trabajo continuo.
Cómo organizar el trabajo
Importancia de aplicar técnicas para organizar el trabajo
Aplicar técnicas para organizar el trabajo en tu día a día es fundamental, ya que la organización de tus tareas te aporta una serie de beneficios; entre ellos se pueden destacar:
Aumentas la productividad y eficiencia
Al implementar técnicas para organizar el trabajo, puedes realizar más tareas en menos tiempo, porque la organización optimiza el flujo de trabajo y facilita que te concentres en completar tareas de forma eficiente.
Según un estudio de la American Management Association, los empleados que aplican técnicas de gestión del tiempo son un 20% más productivos en promedio.
Reduces el estrés y el agotamiento
La falta de organización puede llevar a que sientas que tienes demasiado trabajo o que no alcanzas a cumplir con todas tus responsabilidades, lo que puede generar estrés y agotamiento.
Aplicar técnicas para organizar el trabajo te permite gestionar tu carga de trabajo de manera más efectiva, logrando un equilibrio saludable, tal como lo indica un estudio de la Asociación Americana de Psicología (APA) donde se menciona que una mejor organización laboral es clave para reducir el estrés en el entorno laboral.
Mejoras la calidad del trabajo
Cuando aplicas técnicas para organizar el trabajo, tienes tus tareas y proyectos bien organizados, puedes dedicar el tiempo necesario a cada actividad, asegurando un trabajo de mayor calidad.
Esto evita que realices tareas de manera apresurada o incompleta, lo que suele suceder cuando trabajas sin un plan claro, puesto que la organización te permite cumplir con altos estándares de calidad.
Facilitas la toma de decisiones
Estar organizado te ayuda a tener una visión clara de tus responsabilidades pendientes, lo que facilita la toma de decisiones, ya que cuando sabes exactamente qué necesitas hacer, en qué orden y en cuánto tiempo, puedes tomar decisiones informadas y rápidas.
Esto puede ser una gran ventaja competitiva cuando debes adaptarte a imprevistos o cambios de último minuto en tus proyectos, sin afectar la calidad de tu trabajo.
Te ayuda a cumplir con los plazos establecidos
Utilizar técnicas para organizar el trabajo te permite planificar mejor el tiempo que necesitas para cada tarea y prever los recursos necesarios, y esto es clave para cumplir con las fechas límite de manera constante. Además, la puntualidad es un factor importante en la confianza y reputación que proyectas en tu equipo y en los clientes.
Favoreces el trabajo en equipo
Aplicar técnicas para organizar el trabajo no solo beneficia tu rendimiento individual, sino que también mejora la dinámica del equipo, creando un ambiente de colaboración y apoyo, ya que cuando todos siguen un sistema organizado, se obtienen los siguientes beneficios:
- La comunicación es más clara.
- Los roles están bien definidos.
- El flujo de trabajo se vuelve más armonioso.
Incrementas la satisfacción laboral
Al emplear técnicas para organizar el trabajo también incrementas la satisfacción laboral, porque un ambiente de trabajo organizado contribuye a que las personas se sientan más satisfechas y comprometidas.
Ten en cuenta que cuando sabes qué tienes que hacer, cómo hacerlo y ves el progreso de tus tareas, experimentas una sensación de logro y satisfacción, lo que influye positivamente en tu motivación y bienestar general en el trabajo.
Mejoras la adaptación a cambios e imprevistos
Las técnicas para organizar el trabajo te permiten ser más flexible y adaptarte con rapidez a situaciones inesperadas, pues si tienes tus tareas bien estructuradas, puedes reorganizar tus prioridades en caso de que surjan imprevistos sin que esto afecte demasiado el flujo de trabajo, y esto es esencial en entornos laborales dinámicos.
Te permite identificar y eliminar actividades improductivas
Al adoptar técnicas para organizar el trabajo, puedes hacer un análisis de tus actividades diarias y detectar cuáles no son productivas o aportan poco valor, para eliminarlas y dedicar más tiempo a tareas importantes. Muchas empresas mejoran su eficiencia eliminando procesos redundantes, lo que ayuda a maximizar los recursos disponibles.
Mejoras la imagen profesional
La organización en el trabajo también influye en cómo te perciben tus colegas y superiores, ya que cuando cumples con tus tareas a tiempo y sin errores, proyectas una imagen de profesionalismo y confiabilidad, lo que te abre oportunidades de crecimiento dentro de la empresa y fortalece tus relaciones laborales.
Infografía sobre las técnicas para organizar el trabajo
Recomendaciones finales sobre técnicas para organizar el trabajo que puedes utilizar para ser una persona más eficiente
Las técnicas para organizar el trabajo te ayudan a mejorar la eficiencia y la calidad de vida en el trabajo, haciendo que seas una persona más productiva, confiable y con un mayor control sobre tus tareas.
Recuerda que no existe una única manera de organizar el trabajo, por lo que puedes elegir las técnicas para organizar el trabajo que mejor se ajusten a tu ritmo y objetivos personales.
La idea es que encuentres un sistema que te facilite la toma de decisiones, optimice tu productividad y te proporcione claridad para trabajar de manera más relajada y efectiva.
Si quieres aprender cómo grandes empresarios de habla hispana implementan estrategias para la planificación y organización del trabajo dentro de sus organizaciones, te invitamos a que asistas al Mastermind Latino, un evento donde podrás compartir con ellos y aprender de sus experiencias.
