Dra. Estrella Flores-Carretero.
Resulta evidente que compartir tus actividades con los demás puede ayudarte en su realización, además de estrechar lazos a nivel social. Sin embargo, en el ámbito laboral también puedes aplicar este beneficioso modo de vida gracias a delegar tareas.
Saber delegar responsabilidades implica cubrir la principal misión de un empresario, que es cumplir sus objetivos eficazmente. Pero es natural ser reticente a repartir responsabilidades en el trabajo al inicio, por ello es recomendable que comiences progresivamente delegando tareas de menor relevancia.
Es importante conocer las especialidades de cada integrante para que estos puedan desarrollar libremente todo su potencial porque favorece para una mejor consecución del objetivo común.
¿Quieres conocer las claves para una delegación eficaz? Tras leer este artículo sabrás todo lo necesario para lanzarte a utilizar esta potente herramienta empresarial, que supone una parte esencial del liderazgo.
Los 6 beneficios de saber delegar responsabilidades en tu equipo de trabajo
¿Qué es delegar?
Saber delegar responsabilidades, lejos de perder el control, significa redirigir ciertas tareas a miembros capacitados de tu equipo para realizar una gestión más eficaz del tiempo y del volumen de trabajo.
Pueden delegarse desde pequeñas gestiones, hasta brindar la oportunidad de tomar decisiones importantes a otros profesionales. Un buen jefe no es aquel que se encarga de todo personalmente, sino quien se asegura de que el conjunto de acciones llevadas a cabo beneficia a la organización.
Por lo tanto, saber delegar responsabilidades implica una distribución equitativa de las responsabilidades que están al alcance de otros empleados. Esta decisión genera beneficios empresariales y profesionales a distintos niveles.
Esta repartición de tareas debería hacerse siempre que suponga una decisión lógica, dados los flujos de trabajo y las especialidades de la persona en quien se delega.
Delegar significa depositar confianza en aquellos con quienes trabajas, a la vez que reconoces sus capacidades. Es por ello por lo que puede funcionar como un valioso estímulo motivador que mejore el ambiente laboral.
Mientras tanto, como gerente puedes dedicarte a afrontar mayores retos relacionados con la dirección empresarial o bien a involucrarte en nuevos proyectos que fomenten la innovación.
De esta forma, saber delegar responsabilidades supone un factor clave para aumentar el rendimiento productivo de cualquier organización. A su vez, es un gran indicador para medir la efectividad de la gestión empresarial.
¿Cuál es la importancia de saber delegar responsabilidades?
Abarcar demasiado en el trabajo nunca es recomendable, ya que solo implica una sobrecarga que afecta a la calidad de las tareas realizadas, y lo que es más importante, al estado de salud.
Debes aceptar que saber delegar responsabilidades eficientemente es simplemente una función más dentro de tus labores como gerente. Puesto que no es sencillo asignar las tareas adecuadas a cada miembro en el momento adecuado en vistas del progreso empresarial.
Pero aplicar esta técnica genera beneficios que se detallan a lo largo del artículo. Por ejemplo, esta delegación supone una oportunidad de formación para el desarrollo profesional del equipo. A su vez, conlleva una forma de aprendizaje para cualquier líder.
Así que, saber delegar responsabilidades quiere decir distribuir el tiempo de forma eficiente para optimizar las horas de trabajo y potenciar las habilidades de cada empleado.
La falta de delegación empresarial expresa una falta de confianza, así como una necesidad extrema de control. La unión hace la fuerza. Por ello, siempre obtendrás mejores resultados y perspectivas novedosas si te rodeas de otros profesionales.
Razones por las cuales hay personas que no les gusta delegar responsabilidades
Una de las razones más frecuentes es la falsa creencia de que formar a los trabajadores va a implicar una pérdida de tiempo. Por el contrario, estás realizando una inteligente inversión que a largo plazo supone contar con un equipo preparado y comprometido.
“Si quieres hacer algo bien, tienes que hacerlo tú mismo”, seguro que habrás oído esta frase más de una vez. Sin embargo, en el ámbito profesional, la productividad y la innovación adquieren un valor muy importante.
Aunque en principio tú seas el mayor especialista en una determinada área, saber delegar responsabilidades es indispensable, ya que, en determinados casos, existen varias maneras de ejecutar correctamente una tarea.
Compartir tus funciones con los demás facilita la creatividad al incorporarse distintos puntos de vista. Además, recuerda que la perfección no existe, pero un aprendiz siempre mejora progresivamente.
Los 6 beneficios de saber delegar responsabilidades de forma adecuada
Aumenta la motivación y el compromiso
Cuando involucras a otras personas en un proyecto, se crea un sentimiento de pertenencia que aumenta considerablemente su compromiso con la organización, por lo que el desempeño laboral y el esfuerzo invertido crecen al mismo tiempo.
La puesta en común de distintas habilidades para alcanzar un objetivo único favorece la creación de relaciones laborales sólidas. Saber delegar responsabilidades estimula la motivación, la cual es un elemento indispensable para desarrollar satisfactoriamente cualquier acción.
A su vez, otorgar la clase de autonomía y libertad que permite saber delegar responsabilidades, mejora la capacidad resolutiva de cada individuo y favorece su capacidad de superación.
Retención de talento
Cualquier empleado capacitado se muestra entusiasmado ante la idea de permanecer en una empresa que valora sus capacidades, realiza un seguimiento de sus progresos y en la que tiene posibilidades de ascender profesionalmente.
Una vez que te rodees de este personal talentoso, intenta adoptar una perspectiva flexible, paciente y sobre todo formativa, para aceptar que el camino al éxito implica que cada vez serás menos imprescindible en ciertos casos. Saber delegar responsabilidades supone confiar parte de tu autoridad sin renunciar a ella.
Reducción del estrés
Hay numerosos directivos que temen perder autoridad si comienzan a delegar funciones habitualmente, pero como se indicó anteriormente, el deseo de acaparar demasiado solo deriva en una sobrecarga de trabajo y en problemas de salud.
Las labores propias de un gerente son de carácter táctico y planificador, de cara a lograr los objetivos marcados en un tiempo determinado. Pero para ello, es fundamental involucrar en la ejecución a otros profesionales especializados.
Así al saber delegar responsabilidades, liberas tiempo para dedicarte a proyectos novedosos que beneficien a la organización o a gestionar las tareas propias de un líder. Pero, ante todo, se reducen las posibilidades de sufrir episodios de estrés o ansiedad debido a la acumulación de tareas.
Crecimiento profesional del equipo
Los nuevos retos que tendrán que abordar los miembros del equipo suponen una mejor formación profesional. Es necesario entender el proceso de trabajo como la oportunidad de mejora constante del personal, al igual que como una obtención de resultados.
Sobre todo, a nivel creativo, incorporar al equipo facilita enormemente la innovación empresarial, en procesos como las lluvias de ideas. Además al saber delegar responsabilidades, como líder puedes obtener una visión clara de los puntos fuertes y debilidades de cada empleado.
Mejora de la productividad
Será más sencillo avanzar rápidamente una vez aprendas a saber delegar responsabilidades, ya que podrás compartir el esfuerzo. A su vez, unos empleados que trabajan más motivados y en un mejor entorno laboral tienden a aumentar notablemente su rendimiento, mejorando la productividad global.
Por supuesto, este ahorro de tiempo solo se obtiene mediante una delimitación clara del plazo máximo de ejecución o entrega. Pero también es importante escoger a los profesionales adecuados para lograr esta meta.
Generar confianza y reconocimiento
A la vez que mejoras la conciliación familiar y laboral, también puedes crear un ambiente de confianza gracias a saber delegar responsabilidades. La generación de confianza es imprescindible para el funcionamiento eficiente de cualquier equipo.
Entre los beneficios de delegar también se encuentra la capacidad de ofrecer un reconocimiento o incentivo para aquel en quien se delega. El empleado elegido se siente valioso, ya que el líder cree en sus capacidades, a la vez que existe la posibilidad de un ascenso en la compañía.
Los beneficios de saber delegar responsabilidades
¿Qué inconvenientes trae el no saber delegar responsabilidades?
Las principales consecuencias de no saber delegar responsabilidades se traducen tanto a nivel físico como psicológico en el ámbito personal. El agotamiento, el estrés o el insomnio pueden devenir a su vez en dolores físicos, producidos por el exceso de trabajo.
Sin embargo, a nivel empresarial, las consecuencias también pueden ser decisivas. Sobre todo, si se comete el error de no planificar esta delegación de funciones para que sea efectiva.
Cuando existe reticencia a delegar funciones, llega un momento en el que los gerentes se dan cuenta de que esto es indispensable cuando ya es tarde, y entonces se produce la delegación de forma precipitada.
Por lo tanto, se corre el riesgo de delegar funciones por obligación, en vez de como parte de la planificación empresarial. En este contexto se asignan tareas a las personas equivocadas, antes de comprobar su capacitación debido a la falta de previsión.
6 pasos para delegar responsabilidades como un buen líder
Antes de apostar por la delegación efectiva de responsabilidades es muy recomendable, no obstante, que te plantees ciertos aspectos sobre la tarea o proyecto que estás pensando delegar.
Por ejemplo, reflexiona sobre si tareas de esa naturaleza se van a repetir en el futuro, plantéate si tienes tiempo para formar a un empleado y ayudarle durante el proceso, o si el proyecto no requiere de toda tu atención para tener éxito.
Una vez realizados estos planteamientos, los siguientes pasos te serán de gran utilidad para elaborar una correcta planificación.
Define el proceso de delegación
La delegación solo es efectiva si se lleva a cabo mediante una correcta planificación. Evita, por tanto, aplicar esta herramienta cuando te sientas desbordado al no ser que sea estrictamente necesario.
El primer paso es definir claramente los objetivos que tendrá la delegación, ya que, aunque siempre suele ser una decisión beneficiosa, al mismo tiempo debe tomarse de acuerdo con el sentido común.
El objetivo de la delegación se refiere al resultado esperado tras el proceso, de esta manera se obtiene una visión global útil para la toma de decisiones. Por ejemplo, para saber quién es la persona más indicada para llevar a cabo la función.
Lo ideal es que sea la persona más preparada posible. Aunque siempre es recomendable brindar oportunidades a nuevos talentos aún en formación. Pero además de poseer aptitudes técnicas, es esencial que el empleado cuente con habilidades como la resolución de problemas, el compromiso o la gestión efectiva del tiempo.
Delimita las funciones a delegar
Hay ciertas funciones estratégicas que no puedes delegar, o en las que al menos la supervisión continua del líder debe estar presente. Por ello, antes de delegar distintas tareas hay que establecer prioridades y valorar sus implicaciones a nivel global.
Por ejemplo, es recomendable que delegues tareas que se tienen que realizar de forma recurrente o que se ajustan a los intereses de un miembro del equipo especializado en el área.
Puedes delegar funciones de gran importancia si consideras que hay personas muy competentes lo suficientemente preparadas como para asumirlas con éxito.
Pero, ante todo, recuerda acotar claramente las funciones del profesional para evitar desajustes en la toma de decisiones. La precisión es clave si quieres saber delegar responsabilidades eficazmente.
Invierte en capacitación e información
La asertividad se convierte en una capacidad fundamental para saber delegar responsabilidades eficazmente. De esta forma, puedes explicar claramente lo que buscas mientras transmites confianza sobre el empleado en quien delegas.
Se trata de explicar el procedimiento detalladamente y de que cuente con toda la información disponible a su alcance. Como se comentó previamente, la formación, lejos de ser una pérdida de tiempo, siempre supone una inversión valiosa a largo plazo.
Para capacitar a un miembro del equipo y saber delegar responsabilidades es importante que, en vez de ofrecer soluciones a los problemas, le plantees preguntas útiles o le recuerdes las lecciones para guiarle por sí solo hasta la solución.
Lo crucial es que ofrezcas orientación sobre el contexto de trabajo, el modo de uso de las herramientas, cuál es el nivel de prioridad de la tarea y sobre todo sobre los plazos de entrega. Estos últimos deben estar estratégicamente bien definidos desde el principio.
Aunque las directrices queden claras desde el principio, es valioso que animes a tu empleado a implementar sus propias ideas. Proporciona libertad para que emprendan acciones que consideren beneficiosas para el proyecto.
Estar a disposición del empleado
Nunca pierdes el control sobre lo que ocurre, simplemente aprendes a saber delegar responsabilidades. Es debido a ello, que resulta imprescindible estar presente de forma más bien pasiva durante todo el proceso.
Desde el principio, debes dejar claro al empleado que estás abierto a responder cualquier duda y es fundamental priorizar una buena comunicación. A su vez, pide a tu equipo que evalúe el proceso de delegación proporcionándote un “feedback” que perfeccione el método.
Medir el progreso
Saber delegar funciones también implica comprobar si esta técnica se ha aplicado de forma efectiva. Esto debe evaluarse mediante criterios objetivos prefijados, por ejemplo, mediante herramientas online que supervisan el trabajo de los empleados en términos de desempeño laboral.
Los mecanismos de control deben introducirse periódicamente, se trata de un proceso de retroalimentación. Además de verificar que todo funciona correctamente, es esencial ofrecer sugerencias o hacer correcciones si es necesario.
Pero evita imponer tu punto de vista o entrometerte en las tareas cuando llegue este paso, porque así impides los beneficios de delegar. Por el contrario, concéntrate en el resultado obtenido en vez de en los métodos empleados, ya que al tratarse de otra persona, estos últimos pueden diferir a los tuyos.
Aun así, recuerda que finalmente tú eres el último responsable del éxito o fracaso empresarial, de ahí la importancia de la revisión cada cierto tiempo.
Reconocer el trabajo
Este último paso es clave para mantener una buena comunicación, así como una relación laboral positiva tras delegar en el liderazgo. Cuando un empleado siente que su trabajo es valorado, se establece un sentimiento de pertenencia que aumenta el compromiso laboral y la motivación.
Pero ya se haya obtenido un resultado favorable o desfavorable respecto al objetivo inicial, el agradecimiento siempre debe estar presente en una delegación efectiva. Puedes compartir las formas de mejora para obtener éxito en el futuro, sin dejar de reconocer el mérito.
Infografía sobre saber delegar responsabilidades
Recomendaciones sobre los pasos necesarios para saber delegar responsabilidades y ser un líder exitoso
Un buen líder es aquel que pese a todo genera confianza en su equipo, y es capaz de delegar trabajo para motivarlo. Su principal función es velar por el cumplimiento de los objetivos mientras se mantiene un alto nivel de rendimiento.
Saber delegar funciones de forma efectiva supone, por lo tanto, un garante de éxito empresarial. Esta técnica ayuda a mejorar la satisfacción laboral y favorece relaciones sanas, por lo que es igualmente valiosa en el ámbito personal.
Además, en el IEIE podemos ayudarte si quieres comenzar tanto a saber delegar funciones como a descubrir otras muchas estrategias empresariales, mientras viajas y contactas con otras personas influyentes en tu sector. Todo esto gracias a nuestro Mastermind Latino.
Se trata de una experiencia de inmersión empresarial durante tres días reservada a selectos ejecutivos de Hispanoamérica y España. La interacción con todos los asistentes y ponentes a través de numerosos eventos está igualmente garantizada. ¿A qué estás esperando para participar?
