Por Dra. Estrella Flores-Carretero.
Una de las grandes preocupaciones de las empresas hoy es entender qué hacer para mejorar la productividad laboral sin que por ello se vea afectado el clima organizacional. De hecho, las investigaciones en los últimos años demuestran que invertir más tiempo solo causa el efecto contrario.
Ahora, se sabe que para aumentar la productividad de los trabajadores solamente se necesita enfocar la mayor cantidad de esfuerzo y tareas en menos tiempo, porque genera bienestar, reduce los niveles de estrés y todo eso permite que las personas se sientan más cómodas en las oficinas.
En la búsqueda del santo grial para mejorar la productividad laboral, algunas organizaciones han estado probando la opción de reducir las jornadas a cuatro días, y aunque todavía los resultados están en veremos, lo que sí parece claro es que brindar autonomía en la administración de horas es un buen inicio.
Aunque existen algunos puntos muy básicos que todos podemos comenzar a practicar, no solamente para aumentar la productividad de los empleados sino la personal, porque líderes y trabajadores formamos parte de la misma estructura. Presta atención a las siguientes líneas.

Las 6 claves para mejorar la productividad laboral
Las 6 claves para mejorar la productividad laboral dentro de la organización
¿Qué es la productividad laboral?
Toda empresa que desee figurar en el mercado local, nacional o mundial, debe abocar sus esfuerzos para aumentar la productividad de los trabajadores, y así marcar una diferencia de la competencia. ¿Pero qué es y cuáles son las condiciones que deben darse para que se genere?
Bien, así se le conoce al punto de equilibrio entre la eficiencia y calidad que nace de la inversión de recursos de las organizaciones, y de cuyas acciones puede sacarse el máximo provecho. Esto quiere decir que para mejorar la productividad laboral, se toman en cuenta diversos factores.
¿Cómo medir la productividad laboral?
Aunque los beneficios que un empleado genera no siempre son cuantificables, la clave para mejorar la productividad laboral es el aprovechamiento del tiempo y los resultados que dicha inversión de horas genere, siempre pensando en hacer más en menos. Esto puede medirse de dos maneras:
- La dimensión física que implica el trabajo.
- El valor generado por los productos y servicios producidos.
Hay empresas que para aumentar la productividad de los empleados, suelen basarse en un software que permite saber el rendimiento de cada trabajador. Si quieres saber de este tema, te recomiendo mi artículo sobre el exceso de control en la supervisión.
Causas de la falta de productividad en el trabajo
En España, la baja productividad cuesta anualmente 35.000 millones de euros a las empresas medianas y pequeñas, mientras que el exceso en tareas administrativas es de 10,5%. Si queremos mejorar la productividad laboral, debemos conocer las razones que hay detrás de ella.
Falta de liderazgo
No todos los gerentes cuentan con las características del liderazgo gerencial. Abundan los ejemplos de fracasos empresariales, donde una estrategia deficiente, que fue construida sin pensar en todos los factores y actores involucrados, fue la causa de la falta de productividad.
Esto ocurre porque la persona responsable aunque observa que la propuesta tiene fallas, no sabe cómo hacer cambios pertinentes para mejorar la productividad laboral, no sabe valorar el talento individual, lo que limita la capacidad de cada trabajador para potenciar sus habilidades.
Sistema organizacional obsoleto
Las propuestas para mejorar el desempeño laboral solo son factibles en sistemas de gestión actuales, que tomen en cuenta la actualidad de la empresa. Confiar en la automatización de ciertos procesos administrativos es dar una zancada hacia adelante, en pro de la reducción de tiempos y costos.
Muy por el contrario, pretender seguir administrando una empresa, tanto su capital humano como recursos económicos, de la misma manera en la que se hacía hace una década o más, lejos de mejorar la productividad laboral creará el efecto contrario. Los tiempos han cambiado y las empresas también.
Pobres condiciones laborales
Uno de los elementos necesarios para mejorar la productividad laboral es la existencia de un ambiente laboral sano, en el que exista cordialidad, respeto, pero que también cumpla con los estándares de seguridad, ventilados y en donde los empleados tengan a disposición lo que requieren.
Si deseas que la empresa pueda mejorar la productividad laboral es necesario atender a quienes hacen vida en ella, hacerlos partícipes de las mejoras. Si quieres saber más del tema, te recomiendo que leas uno de mis artículos sobre la importancia de aprender a escuchar a los equipos de trabajo.
Largas jornadas de trabajo
Trabajar más no quiere decir que se pueda aumentar la productividad de los trabajadores. Los horarios que sobrepasan las 10 horas diarias son contraproducentes, puesto que disminuye la concentración del empleado, lo que puede ser un causante de síndrome de burnout.
Saber mejorar la productividad de una empresa no tiene nada que ver con la cantidad de tiempo invertida, sino con la calidad de las horas trabajadas. Una buena gerencia enseñará a sus equipos de trabajo a ser autónomas en la medida de lo posible, a administrar su ritmo y tiempo de trabajo.

Claves para aumentar la productividad en la empresa
Desactualización de implementos y máquinas
Como bien mencioné antes, entre las propuestas para mejorar el desempeño laboral obligatoriamente deben tenerse en cuenta la adquisición de software actualizado, así como de los equipos mecánicos o electrónicos más efectivos para la rama comercial a la que nos dediquemos.
La innovación es una característica que permite mejorar la productividad laboral, sin embargo los extremos son dañinos, puesto que tan perjudicial es trabajar con implementos anticuados para la actualidad, como la implementación inadecuada de tecnología a causa del siguiente punto.
Falta de capacitación de los trabajadores
Las buenas organizaciones, esas de las que los empleados guardan gratos recuerdos, son aquellas que se preocupan por ayudar al capital humano a estar al día, a seguir estudiando, a seguir creciendo. Ese plus indiscutiblemente es una clave para mejorar la productividad empresarial.
De nada vale invertir dinero en artefactos como parte de las propuestas para mejorar la productividad de una empresa, si no contamos con una plantilla preparada, y esto implica desde el adiestramiento de quienes ya forman parte de la organización, hasta la contratación de personal calificado.
Multiplicidad de tareas
Es muy común confundir la necesidad de aumentar la productividad de los trabajadores con la capacidad de poder ejecutar varias tareas al mismo tiempo. Muy al contrario, este tipo de prácticas disminuyen el enfoque y por ende, ralentizan y empobrecen la ejecución de tareas.
Especialmente si las empresas no cuentan con el personal necesario, es poco conveniente recargar en exceso con actividades a los trabajadores. Siempre se pueden poner en práctica cualquiera de las técnicas de la gestión del tiempo que recomiendo para mejorar la productividad laboral.
Poco tiempo de descanso
Una persona descansada siempre puede rendir en un óptimo nivel. Cuando se realiza la planificación para mejorar la productividad empresarial, siempre es recomendable organizar los tiempos y espacios de trabajo, de tal manera que después de un periodo estimado, los empleados tomen un break.
Estirar las piernas, hidratarse, tomar un café y socializar con los compañeros también son factores de peso al momento de mejorar la productividad de una empresa. Reducir la tensión es importante, no solo para conservar la buena salud, sino por el bienestar emocional de todos.
Ausencia de comunicación asertiva
El cuidado del ambiente laboral es esencial. Las emociones juegan un rol importante en el proceso que nos permitirá aumentar la productividad en la empresa, porque nadie quiere estar en un lugar donde no se sienta valorado, respetado, ni escuchado.
Entre los métodos para mejorar la productividad de una empresa, debemos practicar la escucha activa. Cuando las cosas no salen bien, lo mejor es respirar, pensar bien lo que diremos, aunque eso no significa que no debamos llorar en el trabajo, mucho menos bloquear lo que sentimos.
Inflexibilidad laboral
Antes expliqué que entre los factores que afectan la productividad se cuentan tanto las largas jornadas laborales, así como los excesos de cargas laborales. Un buen gerente sabe encontrar el equilibrio entre las partes, para que se beneficien los trabajadores y la empresa.
Si algo positivo nos dejó la pandemia, es que si deseamos mejorar la productividad laboral, es necesario crear un sistema híbrido en el que los empleados se sientan agusto con la jornada laboral para que puedan responder apropiadamente a los duros retos de esta mermada economía.
¿Cómo aumentar la productividad laboral?
Encontrar una respuesta positiva ante la necesidad de aumentar la productividad en la empresa puede ser un gran desafío, incluso para los empleados autónomos. De hecho, al principio es poco identificable porque la motivación individual puede generar más peso.
Pasado el tiempo, comienzan a verse los lastres de no contar con un plan que contrarreste los factores que afectan la productividad. Entonces, ¿Qué podemos hacer al respecto? Aunque diariamente no rindamos de la misma manera debido a diversas circunstancias, ayudan muchísimo:
- Mantener una comunicación contínua.
- Valerse de métodos personales para elevar la motivación propia.
- Hacer de la formación constante uno de los métodos para mejorar la productividad de una empresa.
- Aplicar una estrategia de organización grupal e individual.

Infografia sobre datos para mejorar productividad laboral
¿Cómo influye la mejora contínua en la productividad de la empresa?
Toda empresa desea mejorar la productividad laboral, satisfacer las necesidades de los clientes, innovar, crecer. Para ello, hay que entender que no es necesario hacer grandes cambios, sino que la suma de pequeños ajustes son más eficaces. A esto se le conoce como mejora contínua.
Este sistema, más que una estructura, es una forma de concebir la cultural organizacional y que permite reducir la falta de productividad al analizar constantemente en búsqueda de fisuras, con el fin de optimizar los resultados en cada uno de estos elementos:
- Procesos: se ahorran costos gracias a que se desarrollan flujos de trabajo mucho más eficientes.
- Productos: ya que se condicionan más a las necesidades del mercado.
- Servicios: son más fidedignos a los requerimientos del cliente, con lo cual se genera más satisfacción.
Las 6 claves para mejorar la productividad laboral
Arthur Schopenhauer, filósofo del siglo XIX, decía que «la gente común piensa simplemente en pasar tiempo, la gente genial piensa en usarlo«. Hagamos un repaso por los ajustes que necesitarás practicar de ahora en adelante para ayudar a tu equipo a mejorar la productividad laboral.
Promueve la optimización del tiempo de trabajo
Independientemente de la modalidad del empleo, se sabe que una de las maneras más eficaces para mejorar la productividad laboral es estableciendo espacios de tiempo “sin interrupciones” en nuestra agenda, en las que no haya cabida ni para reuniones con el equipo.
Si trabajas desde casa te recomiendo que avises a tus familiares que no llamen a tu puerta, a menos que sea realmente necesario durante el periodo de tiempo que les indiques. Deja tu teléfono en silencio, así que tampoco contestes emails de último momento.
Una buena forma de mejorar la productividad laboral es adoptar metodologías agiles como Scrum, porque además de reducir los puntos de control que pueden retardar las actividades, ofrece el time line necesario para realizar los procesos de planificación, ejecución inspección y retroalimentación.
Estimula el bienestar de los empleados
Las emociones juegan un papel protagónico en el proceso para mejorar la productividad laboral. Los empleados que se sienten felices en sus oficinas, con sus equipos serán menos proclives a enfermar, caer en estrés extremo, y se sentirán más motivados a trabajar.
Una de las acciones para mejorar el desempeño laboral es otorgándoles cierta autonomía en tareas que pueden cumplir, escuchando sus sugerencias sobre cómo mejorar el proceso productivo, en fin; haciéndoles saber de diferentes maneras que sus aportes son valorados en el equipo.
Mejora la calidad del producto y servicio
Ambos conceptos van de la mano, ya que para mejorar la productividad laboral es necesario indagar de qué manera podemos hacer que nuestro producto o servicio sea fabricado o concebido de manera mucho más eficiente, gracias a la planificación estratégica que conlleva a reducir costos en gestión.
Por otro lado, las propuestas para mejorar la productividad de una empresa deben permitir la reducción de costes en estructura, además de disminuir las pérdidas por acciones innecesarias, sin que por ello se vea afectada la calidad del bien o servicio brindado a la comunidad.
Cuida y nutre la atención al cliente
La atención al cliente es una de las aristas a tener en cuenta si queremos mejorar la productividad laboral, porque puede brindarnos de primera mano la información que necesitamos para pulir detalles o incorporar nueva tecnología. Pero para ello requieres desarrollar un sistema de gestión de calidad.
Acompañarlos e ir más allá de una simple compra. Hacerle saber que es escuchado, que puede contar con tu asesoría, demostrarle que detrás del teléfono hay otro humano, es otra de las soluciones para la baja productividad, porque ayudará a los empleados a ver lo valioso de su aporte.
Desarrolla tu marca en el mundo digital
Para aumentar la productividad en el trabajo y ser más eficientes frente a los clientes, debemos adaptar nuestra empresa al mundo digital, sin importar cuántos años llevamos en el mercado, porque el internet es la primera fuente de búsqueda de las personas en la actualidad.
Construir una página web, tener un blog con recomendaciones sobre nuestro producto y servicio, atender a las personas en todo momento, hacernos mucho más cercanos a los clientes hará que las ventas suban, por lo tanto; es parte de las soluciones para la baja productividad.
Crea un sistema descentralizado de toma de decisiones
Un líder tiene muchas responsabilidades encima. Por mucho que intente, no podrá estar en todos lados al mismo tiempo. Por tal razón, una de las vías más eficaces para mejorar la productividad laboral es dándole la oportunidad a los empleados de aprender a autogestionarse.
Cuando un trabajador responsable nota que tiene el visto bueno para tomar ciertas decisiones que quizás no competen tanto a una junta directiva, sabrá que su trabajo es apreciado. Con tal empuje de confianza y motivación es muy probable que logre aumentar la productividad en el trabajo.

Infografia sobre mejorar productividad laboral
Recomendaciones finales de cómo mejorar la productividad laboral
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Quizás necesites saber de primera mano los testimoniales del mundo empresarial hispano con las más efectivas recomendaciones para mejorar la productividad laboral, de boca de los principales líderes y ejecutivos. Escuchar sus historias, estrategias y anécdotas puede ser muy inspirador.
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