El e-mail es una parte importante de las relaciones empresariales hasta el punto de que, en ocasiones, ni siquiera conocemos físicamente a las personas con las que mantenemos contacto diario por correo electrónico. Por eso resulta tan importante contar con herramientas emocionales que nos permitan gestionar de forma adecuada esta vía de comunicación.
Se cuenta que Abraham Lincoln era muy aficionado a escribir cartas mordaces cuando algo le sublevaba. Pero jamás las enviaba. Disparaba su furia con la pluma y, al día siguiente, cuando se había tranquilizado, redactaba un nuevo escrito más conciliador y constructivo que hacía llegar al destinatario. No siempre fue así. El reto a un duelo a muerte por una misiva especialmente cruel le hizo aprender a gestionar bien sus emociones.
Estas son mis recomendaciones para escribir cibermensajes con inteligencia emocional:
- Llama al destinatario por su nombre. Todo e-mail, aunque acabemos de hablar por teléfono con el destinatario o nos hayamos cruzado con él hace un momento, debe empezar con un saludo como norma elemental de cortesía. Pero, además, no es lo mismo decir «Hola», que «Hola, Luis». Tenemos que escribir el nombre de la persona a la que vamos a dirigirnos. Viene a ser algo parecido a mirar al otro a los ojos si lo tuviéramos delante, una especie de reconocimiento.
- Empieza con un resumen. Iniciar la primera línea con una especie de resumen de lo que vamos a decir facilita las cosas y centra la atención. «Te escribo en relación con la reunión de mañana, para acordar los puntos que debemos tratar». Así se lo hacemos fácil al receptor, pero también es útil para el emisor, porque centra el motivo del correo electrónico.
- Escribe correctamente. Frases sencillas, cortas, con sus comas y sus puntos; párrafos breves, de fácil lectura. Queremos que se nos entienda bien, incluso podemos usar enumeraciones que faciliten la comprensión. Un correo no puede estar descuidado, porque eso demuestra que no hemos dado importancia al mensaje ni al destinatario. Así que debemos leer y releer para comprobar que lo que decimos se entiende y que no se nos ha colado ninguna imprecisión, ninguna falta de ortografía, ninguna errata, ningún error de puntuación.
- Sé breve. No hay que molestar ni abusar del tiempo de los demás. La claridad está reñida con la longitud. Si tenemos que aportar mucha información, será mejor hacerlo en un documento Word o PDF aparte, no en el cuerpo del mensaje, pero habrá que avisarlo en el texto para evitar descuidos: «Te adjunto tres archivos sobre…».
- Transmite confianza. Hay que hacer que el destinatario sienta que confiamos en él. «Como hiciste tan bien la vez pasada…», «Sé que puedo delegar en ti», «Me gusta trabajar contigo», «Eres perfecto para este proyecto». Los equipos trabajan más y mejor cuando se confía en ellos.
- Evita la ironía y el sarcasmo. Salvo que alguien te conozca muy bien, es mejor escribir de manera neutra, porque nadie va a ver tu sonrisa en un escrito. Los lenguajes corporales y gestuales, tan importantes para transmitir emociones, están ausentes cuando escribimos.
- No a los emoticonos. Las caritas sonrientes, llorando de risa o guiñando un ojo han tenido que inventarse precisamente como apoyo para transmitir emociones en la escritura, y son realmente útiles en nuestros e-mails y wasaps informales, pero están de más en un correo profesional.
- No olvides ser educado. Incluye «por favor» y «gracias» en tus cibermensajes. Son gratuitos y producen magníficos efectos secundarios. Acaba siempre con una despedida, más o menos formal según la relación que tengas con el destinatario, pero siempre afectuosa.
- Piensa antes de escribir. Nuestras respuestas emocionales ante un estímulo son como las olas, tienen sus crestas y sus valles. A veces pasa: recibes un e-mail que te indigna y quieres responder al momento. No lo hagas. Entrenar tu inteligencia emocional te va a ayudar a pararte y pensar antes de contestar de forma agresiva. No alimentes tus emociones negativas ni causes daños innecesarios, ni a los otros ni a ti mismo. Hay que analizar qué te pone furioso, darte tiempo para actuar desde la calma y buscar soluciones adecuadas para todos. Quizá sea mejor llamar por teléfono o hablar personalmente o escribir de forma conciliadora… En cualquier caso, recuerda siempre a Abraham Lincoln.
