Dra. Estrella Flores-Carretero.
La rutina en el trabajo es una gran ayuda con la que nuestro cerebro logra facilitar las tareas comunes de la oficina. Suena a facilidad, y aunque ciertamente esa es su función, evidentemente nos empuja a una monotonía laboral que puede ser mortal para nuestras aspiraciones profesionales.
Es por eso que rutina laboral y optimización de resultados, aunque en un principio ambos conceptos se lleven a la par, van a divorciarse en algún punto, por una muy sencilla razón: somos humanos, y necesitamos de los cambios y los retos para poder motivarnos, para encontrar la energía que necesitamos.
Sin embargo, no quiero que veáis la rutina en el trabajo como vuestro acérrimo enemigo; después de todo, las personas somos seres de hábitos, pues los necesitamos para realizar nuestros rituales de vida cotidianos como el aseo personal, la preparación de comidas, traslados diarios, en fin…
Lo importante es darnos cuenta cuando nuestras labores se nos hacen tediosas. Así que bien sea que estéis llevando una rutina de trabajo en casa o en la oficina, me gustaría que pongáis un poco de atención a lo que quiero compartiros, para que de vez en cuando, introduzcáis cambios por vuestro bien.
5 claves para salir de la rutina en el trabajo y ser una persona más productiva
¿Qué es la rutina en el trabajo?
Antes de hablar de la rutina en el trabajo y lo desmotivante que es caer en la monotonía laboral, me gustaría que recordáramos qué significa exactamente cuando decimos que algo es “rutinario”, y por qué es tan importante para los seres humanos crear este proceso en nuestra vida cotidiana.
Las rutinas son hábitos o procesos secuenciales que realizamos para ejecutar una tarea que solemos llevar a cabo todos los días, en un lugar y momentos específicos. Si aplicamos al tema de la rutina laboral, entonces tendremos un conjunto de metodologías para el cumplimiento de nuestra profesión.
Hay que comprender que cuando la rutina en el trabajo es aplicada de forma eficiente, y gracias a la creación de un cronograma laboral, se evita la acumulación, la desorganización, y la demora en la entrega de tareas, las cuales pueden ser consecuencia de los 12 ladrones del tiempo.
Sin embargo, y por muy contradictorio que esto suene, cuando nuestro cerebro se adapta siempre a lo mismo de forma monótona, es normal que las personas deseemos salir de la rutina, y busquemos alternativas de volver nuestras actividades más animadas para evitar caer en la procrastinación empresarial.
¿Cómo afecta a tu vida la rutina en el trabajo?
Los seres humanos no podemos desdoblarnos, pues aunque establezcamos límites sanos entre lo personal y lo profesional, es inevitable que cuando algo se sale de control en nuestra rutina en el trabajo, acabe afectándonos en nuestra vida privada de alguna u otra manera.
Las investigaciones llevadas a cabo por la Eurofund, han podido ayudar a crear un marco jurídico que vela porque dentro de la Unión Europea se establezca un tiempo laboral que cuide el balance entre vida y profesión, para que la rutina en el trabajo no traspase los límites de la vida privada de cada empleado.
Si bien una rutina laboral estimulante puede elevar la productividad y mantener a las personas de buen humor, lo cierto es que tampoco es prudente cuando la misma se vuelve repetitiva día tras día, porque puede impulsar la desmoralización del empleado e impactar negativamente en su rendimiento.
Es por este motivo que cuando lo sintamos conveniente, nos permitamos salir de la rutina o crear una nueva con el fin de automotivarnos, pues nuestra salud física y mental debe estar siempre por encima de cualquier cosa. Darle un giro de 180 grados a nuestro trabajo puede ser el gran impulso que necesitamos.
Las 4 ventajas de la rutina en el trabajo.
Tened en cuenta una cuestión de peso: no todas las personas somos iguales y por tanto, hay quienes se aburren más fácilmente que otros de la rutina en el trabajo. Sin embargo, no podemos dejar de lado los beneficios que la misma trae para nuestro bienestar laboral y en nuestra vida personal.
Protege nuestra vida personal
Bien sea que trabajemos de manera presencial u online, la rutina en el trabajo permite que exista un balance entre nuestra vida y nuestras labores, sin tomar tiempo de una u otra área, cuestión que puede generar grandes consecuencias en nuestra productividad y bienestar individual.
La rutina en el trabajo permite que tengamos un espacio de tiempo matutino, vespertino o nocturno para cumplir con nuestras funciones, sin que por ello se vean solapadas nuestras actividades personales, pues dedicar a nuestras labores más del tiempo permitido puede repercutir en nuestra salud.
Nos hace más eficientes como trabajadores
Por otro lado, la rutina en el trabajo nos permite ser más rendidores en nuestras labores. Si constantemente realizamos el mismo patrón de actividades y procedimientos, es más probable que pulamos nuestras habilidades para ejecutarlas de manera más eficiente.
Sin embargo, debes tener en cuenta que al ejecutar nuestras rutinas laborales, es probable que caigamos en la mecanicidad o que, por hacerlas tantas veces, nos confiemos lo suficiente como para pasar por alto ciertos pasos del procedimiento, lo que puede traer consecuencias más o menos graves.
Nos brinda tranquilidad mental
Uno de los grandes beneficios de la rutina en el trabajo es que nos permite crear una serie de metodologías que facilitarán nuestras tareas cotidianas en la oficina, pues el desorden solo trae estrés, angustia, desespero, y todo ello repercute en nuestra salud mental y nuestro cuerpo.
De hecho, toda rutina de trabajo en una empresa cuenta con un horario laboral, para que los trabajadores cumplan sus funciones en un lapso de tiempo determinado. En este artículo, encontrarás de qué manera la supervisión en las organizaciones, cuando es ejecutada de forma eficiente, trae grandes resultados.
Nos da confianza en nuestro desenvolvimiento profesional
Cuando conocemos a la perfección la rutina de trabajo en una empresa, todas nuestras labores se hacen más sencillas, ya que las ejecutamos sin mayor problema, así que cuando aparecen retos nuevos, a pesar del miedo o la incertidumbre, podemos usar esas emociones como motor para avanzar.
Debemos tener en cuenta que a medida que el tiempo pase, haremos de la empresa una zona de confort en la que nos sentiremos seguros y a gusto. Esto no necesariamente implica algo malo, que debamos cambiar al instante, al menos que sintamos que todo se convierte en una monotonía o nos sintamos estancados.
Evita que acumulemos trabajo
La rutina en el trabajo permite que podamos estructurar y administrar nuestra jornada laboral, de acuerdo a las necesidades o demandas que puedan existir en el momento, con el fin de ir ejecutando tareas según su orden de relevancia para no se acumulen en nuestra agenda.
Cuando una persona está cansada de la rutina laboral, a menudo tiende a caer en la procrastinación, como consecuencia del agotamiento. Las empresas emocionalmente inteligentes se percatan cuando ocurren este tipo de situaciones, y toman medidas oportunas para evitar que caiga el rendimiento.
Salir de la rutina laboral
¿Por qué es importante gestionar la rutina en el trabajo?
Además de ser necesaria para que el trabajo se desarrolle en condiciones normales, la falta de una rutina laboral eficiente es tan evidente, que no solamente afecta la productividad de la organización, sino que con ello las plantillas muestran algunos síntomas como los que vamos a ver a continuación:
Problemas en la comunicación
Uno de los problemas que devienen como muestra de que la rutina en el trabajo es insuficiente, es la distorsión entre los mensajes o la entrega deficiente de información entre jefes y subordinados, lo que hace que el clima laboral se enturbie y se generen retrasos en la culminación de labores.
Además, cuando en la rutina en el trabajo se evidencia la ausencia de una comunicación asertiva, tarde o temprano ocurren incidentes que pueden enturbiar la armonía que pueda existir en el clima laboral, y en el peor de los casos, puede conllevar a despidos o la renuncia de talentos.
Exceso de tareas o multiplicidad de funciones
Seguramente, ya lo has vivido. Cuando la rutina en el trabajo está creada para puestos de trabajo donde las funciones no están definidas de un todo o en donde el individuo debe suplir las vacantes de dos o más personas, es muy probable que la jornada se caotice, y que tarde o temprano se vuelva intolerable.
Estas rutinas laborales tienden a jugar con la salud integral de la persona, ya que no solamente estamos hablando de que requieren que el trabajador disperse su atención en mil cosas a la vez, sino que por lo general, suelen requerir parte de su tiempo personal, con lo cual van en contra de su bienestar.
Errores frecuentes que conllevan a retrabajar
De igual manera, es normal que ante la falta de un orden, la persona termine cansada de la rutina (o justamente, de su inexistencia), con lo cual, si sumamos la grave falta de comunicación que debe existir en su grupo de trabajo, es muy probable que los procedimientos laborales se realicen con deficiencias.
¿Y qué pasa cuando la rutina laboral se hace mal? ¡Exacto! Se debe repetir. Entonces, imaginemos una tarea que es devuelta dos, tres o más veces… Evidentemente, el empleado se sentirá desmotivado y con hastío de realizarla, con lo que estará sumando más carga de estrés a su salud.
Falta de enfoque
Si te has fijado, todos los ejemplos de rutinas de trabajo tienen una funcionalidad: ayudar a las personas a mantener su concentración en las distintas labores que deben ejecutar; por tanto, cuando existe un caos en la oficina, existe una alta probabilidad de encontrar empleados dispersos.
Cuando la rutina en el trabajo no incita a que los individuos se concentren, la empresa en general tiende a caer en la procrastinación, lo que se traducirá en pérdidas económicas importantes, pues es muy probable que las entregas no se hagan en las fechas pautadas. Esto es fatal para la reputación de la organización.
Las 5 acciones para salir de la rutina en el trabajo y ser una persona más feliz.
Antes de terminar, me gustaría dejaros algunos puntos que os podrían ser de gran ayuda, bien sea que estéis llevando labores en oficina, o si estáis haciendo alguna rutina de trabajo en casa, pues en ambos casos, váis a necesitar un plan para cumplir vuestras tareas y estar enfocados.
Cambia el orden en que que llevas la rutina en el trabajo
A veces un pequeño cambio en la rutina en el trabajo puede obrar milagros. Aunque tus tareas siempre sean las mismas, y siempre y cuando el plan de ejecución no altere el resto del sistema, es bueno que, de vez en cuando, hagas las cosas bajo un orden distinto al que estás acostumbrado.
De esta manera, tu cerebro se encontrará ante un nuevo reto y, por tanto, es más probable que estés más atento, pues deberás quitar el piloto automático para no equivocarte. Incluso te recomiendo que, a ser posible, cambies de lugar tu mueble de trabajo para que tengas otras vistas.
Creo que si buscas hacer las cosas bien, puedes aplicar lo que suele decir Jordan Belfort, quien inspiró la historia de “El Lobo de Wall Street”: “Aprende a manejar tus estados, podrás ser el más talentoso de todos, pero si emocionalmente te dejas vencer, no lograrás nada”.
Crea retos individuales para alcanzar metas específicas
Es verdad que por mucho que nos guste nuestro trabajo, no siempre vamos a tener la misma energía y disposición, porque a fin de cuentas, somos seres humanos y estamos llenos de emociones; pero la clave para que la rutina en el trabajo no sea pesada, es hacerla motivante de vez en cuando.
Una de las maneras con las que puedes apoyarte en ello, es jugando a apostar contra ti mismo y sin que nadie lo sepa, establecer un objetivo a alcanzar en un mediano plazo. Esto, con la finalidad de que el reto sea lo suficientemente laborioso como para mantener tu mente centrada en ello.
¿Qué tal si te propones alcanzar un número determinado de clientes en tres meses? Por supuesto, el nivel de tu reto va a depender muchísimo del tipo de trabajo en el que estés, pues es muy probable que esto funcione más para las personas que llevan algunos proyectos o que sus tareas varían con frecuencia.
Mantente al día con la información más reciente de tu área
La formación constante tiene múltiples beneficios. Uno de ellos es que te brinda la oportunidad de adquirir nuevo conocimiento y poder aplicarlo como una metodología de trabajo moderna, la cual te ayudará a reformular tu forma de trabajar, con lo que estarás impulsando tu motivación personal.
De esta manera, no solamente estarás brindándote el conocimiento que necesitas para seguir mejorando en tus labores y ampliar tus capacidades profesionales, sino que estarás evitando caer en una rutina desgastante, la cual como ya te he explicado, puede repercutir en tu bienestar.
Así que te invito a que leas libros, a que hagas ese curso que tanto te apetece desde hace tiempo, busca información sobre las aplicaciones o softwares más actualizados que harán de tu jornada laboral algo más eficiente; en fin, sírvete de todos los recursos que estén a tu alcance para que sientas comodidad.
Habla con tu jefe y pídele nuevos proyectos
Otra forma de hacer de tu jornada de trabajo más motivante, es poniendo las cartas sobre la mesa con el líder de tu equipo o jefe: cuéntale lo que te está pasando y negocia con él la posibilidad de asignarte a un nuevo proyecto o de cambiar de oficina por un periodo de tiempo.
Incluso, podrían probar con la rotación de personal. Muchas organizaciones suelen hacer este tipo de actividades, para que los empleados conozcan todos los procesos de la empresa y las distintas labores que realizan cada uno de los empleados. A fin de cuentas, es el esfuerzo de todos lo que suma.
Aprovecha tu tiempo libre para descansar
Nunca me cansaré de deciros que tanto el buen descanso como los pasatiempos, las actividades deportivas, recreativas y de ocio son fundamentales para nuestro bienestar. Todo lo que sume para que despejemos la mente de forma sana, debe ser siempre bien recibido en nuestra agenda.
Además, las personas no debemos nunca dejar de lado nuestra vida personal por un empleo, pues después de todo, son nuestros afectos quienes nos llenan. La vida debe ser equilibrada, por lo que la rutina en el trabajo que interfiera con nuestro mundo personal está lejos de ser positiva.
Infografía sobre la rutina en el trabajo
Recomendaciones sobre las claves para salir de la rutina en el trabajo y ser más productivo
Nuestra labor profesional debe ser gratificante, y si a ello sumamos nuestro propósito de vida, entonces tendremos la fórmula perfecta. Todos los ejemplos de rutinas de trabajo así lo confirman: lo importante es mantener un orden de ejecución de tareas, cumplir con un cronograma.
No podemos dejar de lado que somos seres humanos: el hacer tertulia y buenas migas con nuestros compañeros, hará de nuestro lugar de trabajo un lugar del que no vamos a querer marcharnos, y que, como se aprecia en cada Mastermind Latino, el ambiente laboral es fundamental para la sobrevivencia de una empresa.
Y hablando del Mastermind Latino, quisiera deciros que os esperamos a todos en nuestra próxima edición, en donde tendréis la oportunidad de conocer a grandes líderes del mundo hispano, pero también tendréis la oportunidad de ampliar vuestra red de contactos, mientras aprendéis sobre estrategias de negocios.
