Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Sabes qué es la gestión del conocimiento? En la actualidad la información no es solo un recurso, sino la fuerza vital que impulsa el crecimiento sostenible y la competitividad de las empresas.
Por eso es importante contar con procesos y herramientas para la transferencia de conocimientos dentro de las organizaciones, con el objetivo no solo de preservarlos y clasificarlos, sino de utilizarlos de manera efectiva en todas las facetas de las operaciones empresariales.
La gestión del conocimiento es un proceso que implica competencias específicas para compartir y asimilar conocimientos, creando un tejido conectivo que potencia la creatividad y la innovación.
Esta estrategia no solo mejora la toma de decisiones y estimula la innovación continua de tu negocio, sino que también optimiza procesos internos, promueve la colaboración y el trabajo en equipo, contribuyendo a la retención del talento.
7 características de la gestión del conocimiento que puedes aprovechar para tener una ventaja competitiva
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento comprende la transferencia de conocimiento dentro de las organizaciones con el objetivo de preservarlo y clasificarlo para su efectiva utilización en sus diferentes tareas.
Las competencias para compartir y utilizar el conocimiento son esenciales en este proceso, implicando habilidades de valoración y asimilación del conocimiento.
Diferencia de la gestión del conocimiento con la gestión de la información
Es importante destacar la diferencia entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información. Mientras que la gestión de la información se enfoca en la recopilación, organización y almacenamiento de datos, la gestión del conocimiento se centra en el uso y aplicación del conocimiento humano.
Además, la gestión del conocimiento busca capturar y utilizar el conocimiento tácito y explícito de las personas, promoviendo su intercambio y potenciando la creatividad y la innovación dentro de la organización.
7 características de la gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento tiene varias características clave que son importantes para entender cómo se maneja y se utiliza la información en diferentes contextos, entre algunas de ellas están:
Identificación del conocimiento clave
Esta característica implica reconocer la información crucial para tu organización o un proceso en particular, es, por ejemplo, saber qué ingredientes necesitas para hacer una receta, pero en este caso, se trata de identificar qué datos o saberes son esenciales para lograr un objetivo específico.
Captura y almacenamiento eficiente de la información
Una vez que identificas el conocimiento importante, debes encontrar formas efectivas de almacenarlo con el objetivo de que sea fácil de encontrar y usar cuando lo necesites, entre las alternativas de almacenamiento están:
- Bases de datos.
- Sistema de gestión del conocimiento.
- Sistemas de gestión de documentos.
Acceso y disponibilidad
Esta característica de la gestión del conocimiento garantiza que la información esté disponible para las personas adecuadas en el momento que sea requerida, esto puede involucrar por ejemplo:
- Sistemas de búsqueda eficientes
- Plataformas accesibles para compartir información.
Competencias para compartir y utilizar el conocimiento
Las competencias para compartir y utilizar el conocimiento son fundamentales en la gestión del conocimiento, ya que implican habilidades para gestionar el conocimiento y entre ellas están:
- Compartir información de manera clara y efectiva.
- Utilizar el conocimiento disponible de forma adecuada.
- Valorar su relevancia y asimilarlo correctamente.
Además, incluyen la capacidad de colaborar con otros miembros de tu organización en la generación y aplicación del conocimiento, con el objetivo de que el conocimiento adquirido llegue a la mayor cantidad de personas posibles.
Transferencia y difusión
La transferencia del conocimiento es un aspecto vital en la gestión del conocimiento y consiste en llevar el conocimiento desde donde es generado hasta donde se va a utilizar de forma efectiva.
Este proceso implica la comunicación efectiva y el intercambio de información entre los miembros de tu organización, permitiendo que el conocimiento circule y sea aprovechado por todos; esto lo puedes lograr a través de:
- Capacitaciones
- Reuniones
- Plataformas en línea.
Creación de una cultura de aprendizaje
La gestión del conocimiento no se trata sólo de almacenar datos, sino también de fomentar una mentalidad de aprendizaje continuo dentro de tu organización.
Esto implica incentivar a las personas a compartir lo que saben, a aprender de los demás, estando abierto a nuevas ideas y formas de hacer las tareas, con el objetivo de promover la mejora continua.
Uso estratégico del conocimiento
El objetivo final de gestionar el conocimiento es que lo puedas utilizar en tomar decisiones informadas y estratégicas, esto implica aplicar la información de manera efectiva para:
- Resolver problemas.
- Innovar.
- Mejorar procesos.
Modelos y enfoques aplicados a la gestión del conocimiento
Existen diferentes modelos y enfoques que se aplican en la gestión del conocimiento para facilitar su implementación y optimizar los resultados obtenidos, dos de los modelos más destacados son:
Modelo de las cuatro fases de Nonaka y Takeuchi
Este modelo, desarrollado por Nonaka y Takeuchi, describe el proceso de creación de conocimiento a través de la combinación de conocimiento tácito y explícito, dividiéndolo en cuatro fases:
Socialización
En esta fase, el conocimiento tácito se comparte de forma directa a través de la observación, imitación y práctica, lo que promueve el intercambio de experiencias y la creación de un entorno propicio para el aprendizaje.
Externalización
Durante esta etapa, el conocimiento tácito se convierte en conocimiento explícito mediante la articulación de conceptos y su expresión en palabras, imágenes o símbolos.
Combinación
En esta fase, el conocimiento explícito se codifica, clasifica y se integra con otros conocimientos explícitos disponibles, con el objetivo de crear nuevas combinaciones y enlaces que generen nuevo conocimiento.
Internalización
En esta última etapa, el conocimiento explícito se convierte nuevamente en conocimiento tácito a través de la práctica y la experimentación, con la finalidad de internalizar y aplicar el conocimiento generado en la organización.
Este modelo se centra en la interacción constante entre el conocimiento tácito y explícito, promoviendo la creación y transferencia de conocimiento en las organizaciones.
Modelo de Arthur Andersen y creación de valor
El modelo propuesto por Arthur Andersen se enfoca en la creación de valor a través de la gestión del conocimiento y la cadena de valor de conocimiento. Este enfoque considera que el conocimiento es un recurso estratégico que puede generar ventajas competitivas para las organizaciones, basándose en los siguientes principios:
Identificación de conocimientos críticos
Se busca identificar y clasificar el conocimiento que es esencial para lograr los objetivos estratégicos de la organización.
Adquisición y creación de conocimiento
Se establecen procesos para adquirir conocimientos externos y desarrollar conocimientos internos a través de la investigación y la innovación.
Almacenamiento y gestión del conocimiento
Se implementan sistemas y herramientas para almacenar, organizar y acceder de forma eficiente al conocimiento gestionado por la organización.
Transferencia y aplicación del conocimiento
Se establecen mecanismos y prácticas para compartir y aplicar el conocimiento de manera efectiva en la organización, fomentando la colaboración y el aprendizaje continuo.
Evaluación y mejora continua
Se realizan evaluaciones periódicas para medir el impacto y la efectividad de la gestión del conocimiento, y se implementan mejoras para optimizar los resultados obtenidos.
Este modelo se centra en la generación de valor a través de la gestión del conocimiento, integrándolo en todos los procesos de la organización para garantizar su aprovechamiento máximo.
Sistema de gestión del conocimiento
Beneficios de la gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento no solo es una herramienta estratégica, sino una inversión clave para el crecimiento sostenible y la competitividad de tu empresa en un entorno empresarial dinámico, gracias a que ofrece los siguientes beneficios:
Acceso a información relevante
La gestión del conocimiento permite a tu empresa tener un acceso más rápido y eficiente a la información relevante, ya que a través de técnicas como la minería de datos, se pueden analizar grandes cantidades de información para obtener conocimientos valiosos.
Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos reales y actualizados, lo que puede conducir a una ventaja competitiva en el mercado y a mejorar el índice de rentabilidad de tu empresa.
Colaboración y trabajo en equipo
La gestión del conocimiento fomenta el trabajo en equipo y la colaboración dentro de tu organización, debido a que al crear un entorno en el que tus empleados puedan compartir y utilizar el conocimiento de manera efectiva, fomentas la innovación y optimizas el rendimiento del equipo.
Además, este intercambio de ideas y experiencias mejora la creatividad y la resolución de problemas, lo que a su vez impulsa el crecimiento y la eficiencia de tu empresa.
Mejora en la toma de decisiones
Uno de los beneficios clave de la gestión del conocimiento es la mejora en la toma de decisiones, pues al tener acceso rápido y fácil a una amplia gama de información, puedes tomar decisiones más informadas y fundamentadas con datos precisos y actualizados.
Gracias a esto se reduce la incertidumbre y los riesgos, lo que aumenta las posibilidades de éxito en la implementación de estrategias y proyectos porque maximiza las oportunidades.
Satisfacción y retención de empleados
Fomentar la gestión del conocimiento no solo beneficia a la organización, sino también a tus empleados, puesto que al permitir que compartan y utilicen su conocimiento, se sienten valorados y reconocidos en su trabajo.
Esto conduce a una mayor satisfacción laboral y a una mayor retención de los empleados, ya que se sienten parte de un entorno colaborativo donde pueden crecer profesionalmente y contribuir al éxito de la empresa.
Mejora en la calidad de productos y servicios
La gestión del conocimiento también tiene un impacto positivo en la calidad de los productos y servicios ofrecidos por tu organización, y al compartir y utilizar el conocimiento interno, puedes identificar áreas de mejora y oportunidades de innovación.
Esto permite el desarrollo de productos y servicios más efectivos, adaptados a las necesidades del mercado y con un mayor valor añadido, además la mejora también influye en la satisfacción de los clientes y en la creación de una imagen positiva de tu empresa.
Innovación continua
Al facilitar el intercambio de ideas y conocimientos, la gestión del conocimiento estimula la innovación dentro de tu empresa. La colaboración y la comunicación fluida entre los equipos fomentan la creatividad, permitiendo el desarrollo de soluciones innovadoras y la adaptación constante a las demandas cambiantes del mercado.
Optimización de procesos
La eficiencia operativa es esencial para el rendimiento empresarial. Con la gestión del conocimiento, puedes identificar y optimizar procesos internos, eliminando redundancias y mejorando la productividad.
Al utilizar las mejores prácticas y lecciones aprendidas, tu empresa puede funcionar de manera más eficiente y competitiva.
Desarrollo y retención del talento
Una estrategia de gestión del conocimiento no solo implica almacenar información, sino también compartir habilidades y experiencias entre empleados.
Esto contribuye al desarrollo profesional, fortalece la retención del talento y construye una cultura empresarial que valora y fomenta el aprendizaje continuo.
Adaptación ágil al cambio
En un mundo empresarial en constante evolución, la capacidad de adaptarse rápidamente es esencial. La gestión del conocimiento proporciona a tu empresa la agilidad necesaria al mantener a tu equipo informado sobre nuevas tendencias, tecnologías y mejores prácticas.
Esto facilita la adaptación a los cambios del mercado de manera oportuna y eficaz, gracias a que permite una toma de decisiones más rápida.
Reducción de errores en los procesos
Acceder a información precisa y actualizada ayuda a prevenir errores y malentendidos dentro de la empresa, pues la gestión del conocimiento establece un sistema confiable para la distribución y actualización de información crítica, minimizando la posibilidad de malentendidos y mejorando la calidad general de la ejecución de tareas y proyectos.
¿Para qué sirve la gestión del conocimiento?
A la gestión del conocimiento la puedes utilizar en diversas áreas y procesos de la empresa, con el objetivo de optimizar su desempeño y competitividad, gracias a que sus principales aplicaciones son:
Mejora de la toma de decisiones
La gestión del conocimiento permite el acceso y flujo de información relevante, lo que facilita tomar mejores decisiones, gracias a que están basadas en datos concretos.
Estimulación de la innovación
Al fomentar la creación y difusión de conocimiento, crea un ambiente que ayuda a generar nuevo conocimiento a través de ideas innovadoras y la mejora continua de procesos.
Optimización de la colaboración
La gestión del conocimiento promueve el intercambio de información y la colaboración entre los miembros de tu organización, facilitando la comunicación y el trabajo en equipo.
Incremento de la eficiencia
Al contar con un repositorio centralizado de conocimiento y herramientas adecuadas, agilizas la búsqueda y obtención de información, lo que reduce el tiempo empleado en tareas repetitivas.
Técnicas y herramientas de gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento se apoya en diversas técnicas y herramientas que facilitan la recopilación, organización y distribución de información, lo que permite maximizar el valor del conocimiento y promover su uso efectivo dentro de tu organización.
Estas herramientas tecnológicas son una parte fundamental de la gestión del conocimiento, ya que agilizan y promueven la colaboración, facilitando el acceso a la información y la creación conjunta de conocimiento, alguna de estas son:
Minería de datos para obtención de conocimientos
La minería de datos es una técnica ampliamente utilizada en la gestión del conocimiento, que consiste en extraer información valiosa y conocimientos a partir del análisis de grandes cantidades de datos.
Mediante el uso de algoritmos y técnicas avanzadas de análisis de datos, puedes descubrir patrones, tendencias y relaciones que toman gran relevancia a la hora de la toma de decisiones y la mejora de los procesos en tu organización.
Repositorios de conocimiento
Los repositorios de conocimiento se consideran una herramienta de gestión del conocimiento, debido a que son sistemas diseñados específicamente para almacenar y organizar información relevante de la organización, facilitando su acceso posterior.
Intranets
Las intranets son una herramienta de gestión del conocimiento que permiten compartir y colaborar en la creación y uso del conocimiento de manera interna en la organización. La implementación adecuada en tu organización puede contribuir significativamente al éxito de un programa de gestión del conocimiento.
Wikis
Las wikis, por su parte, son plataformas colaborativas que permiten la creación y edición conjunta de documentos en línea, fomentando la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los miembros de tu equipo.
Claves para el éxito de un programa de gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento es fundamental para el desarrollo y crecimiento de una organización, sin embargo, para lograr que tenga éxito es necesario que tengas en cuenta varios factores, entre los que están:
Buenas prácticas y lecciones aprendidas
Una de las claves para el éxito en la gestión del conocimiento es aprender de las experiencias pasadas, por eso es importante identificar y documentar las buenas prácticas llevadas a cabo en la organización, así como las lecciones aprendidas de los errores cometidos.
Todos estos aprendizajes deben ser compartidos y utilizados como base para mejorar los procesos y la toma de decisiones futuras, ya que son un valioso activo en tu organización.
Cultura organizacional y el intercambio de conocimiento
Para que un programa de gestión de conocimiento sea exitoso, es necesario fomentar una cultura organizacional en la que el intercambio de conocimiento sea valorado y promovido.
Es importante que tus empleados se sientan motivados y alentados a compartir sus conocimientos y experiencias con otros miembros de tu organización. Además, es fundamental contar con plataformas y herramientas que faciliten este intercambio de manera efectiva.
Estrategias de gestión y recursos humanos
Las estrategias de gestión y los recursos humanos desempeñan un papel crucial en el éxito de un programa de gestión del conocimiento, ya que es necesario establecer políticas y procedimientos claros que promuevan la gestión del conocimiento como una prioridad en tu organización.
Es importante también contar con personal capacitado y motivado, que posea las habilidades y competencias necesarias para compartir, utilizar y aprovechar el conocimiento de manera efectiva.
Infografía sobre la gestión del conocimiento
Recomendaciones finales sobre las características de la gestión del conocimiento que puedes aprovechar para tener una ventaja competitiva
En resumen, la gestión del conocimiento no solo es una estrategia, sino la columna vertebral que sostiene el crecimiento y la prosperidad de tu empresa, gracias a que no solo busca recopilar datos, sino cultivar un entorno donde la información sea un activo vivo y utilizable.
Desde la mejora de la toma de decisiones hasta la innovación continua, la gestión del conocimiento se posiciona como la brújula que guía a las organizaciones hacia la adaptabilidad y la excelencia.
Al integrar modelos, herramientas y prácticas efectivas, esta estrategia se convierte en el faro que ilumina el camino hacia un futuro empresarial más eficiente, colaborativo y competitivo.
Por eso debes considerar a la gestión del conocimiento como más que una herramienta estratégica con el objetivo de alcanzar una ventaja competitiva, ya que es una inversión clave para el crecimiento sostenible de tu negocio.
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