Por Dra. Estrella Flores-Carretero.

¿Por qué se habla tanto de la flexibilidad laboral como una característica esencial para las organizaciones en la actualidad? Si algo ha quedado demostrado en estos últimos años, es que una empresa rígida no puede sobrevivir a los embates de un mundo en constante cambio.

Con una tecnología cuya exponencialidad es avasallante, entender qué beneficios aporta una organización flexible puede ser el salvavidas de aquellos empresarios que desean intentar con nuevos métodos y procesos empresariales. Una mente abierta a la renovación es la clave.

Pero para que la cultura del cambio se instale a nivel corporativo, es necesario que permee la mente de sus líderes. Porque de eso se trata la flexibilidad organizativa: entender que toda idea merece ser escuchada, que todos pueden aportar para mejorar, porque las empresas no son un bloque de concreto.

¿Quieres saber cómo piensan los empresarios que han asumido una mentalidad arraigada en la flexibilidad laboral? Para empezar, nunca les escucharás decir “siempre ha sido así”; sino que se atreven a cuestionar los métodos al escuchar a sus empleados: “¿cómo podemos hacerlo mejor?”.

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4 estrategias para mejorar la flexibilidad laboral

¿Qué es la flexibilidad laboral?

Era de esperarse que ante los embates de los mercados globales, donde hay que mantenerse a la vanguardia, tarde o temprano le tocaría también un cambio en las jornadas empresariales. Aunque muchos ya practicaban la flexibilidad laboral como metodología, nadie esperaba su implosión obligatoria.

¿Pero qué es exactamente la flexibilidad organizacional? Es la capacidad de adaptación que poseen las empresas bien sea para ajustar tanto la creación y producción de sus productos, así como de las modalidades laborales, de acuerdo a las exigencias tanto del cliente interno como externo.

Tan es así, que según una encuesta llevada a cabo por Best Practice Institute sobre la flexibilidad laboral post pandemia, y en la que participaron más de 3300 trabajadores remotos, un 76% siente que su productividad mejoró, por lo que solo un 10% de los empleados quieren volver a las oficinas. 

Este número contrasta en la misma encuesta con un 83% de ejecutivos que desean volver a la modalidad presencial. El trabajo a distancia quizás no sea funcional para muchos puestos de trabajo, pero en los que sí, se puede recurrir a la hibridez como parte de los tipos de flexibilidad en una empresa. 

Ejemplos de la flexibilidad laboral

Hasta hace un poco menos de dos décadas —más allá de la posterior expansión del internet—, había un paradigma diferente de pensamiento acerca de cómo liderar. Muy pocas personas concebían el actual modo de trabajo. De ese cambio nacieron los siguientes indicadores de la flexibilidad laboral:

Brindar autonomía en la distribución del tiempo

El principio de flexibilidad en una empresa le otorga a los empleados la posibilidad de administrar el tiempo y lugar de trabajo a conveniencia. Si lo que verdaderamente cuenta es cumplir con los objetivos planteados, por los excesos en la supervisión pueden generar contratiempos y ansiedad.

Reducir los tiempos en traslados

Otro ejemplo de los beneficios de la flexibilidad organizacional es la posibilidad de decirle adiós a las interminables horas en el tráfico. Especialmente en tiempos donde el efecto invernadero es un asunto de importancia global, poder trabajar fuera de la oficina significa un menor gasto de dinero en transporte.

Además, para quienes antes se quejaban de perder mucho tiempo en el tráfico, ahora tendrán una mayor disposición para dedicarse tanto a su familia como a los proyectos que tienen entre manos, sin el estrés de tener que desplazarse a diario hasta la oficina.

Optimizar las reuniones laborales

Sin embargo, contar con la flexibilidad laboral de organizarse según las necesidades personales conlleva a saber prevenir la impuntualidad en el trabajo, lo cual puede lograrse con reuniones periódicas pero concretas donde se conozcan los avances individuales y la marcha de las metas.

Por ello, la flexibilidad laboral también toma en cuenta la planificación puntual de lo que se va a decir y preguntar en una reunión. Muchos teletrabajadores sufren de fatiga por videollamadas debido a que las reuniones en línea aumentan la carga cognitiva.

Potenciar la creatividad de los equipos de trabajo

La creatividad es una de las claves dentro de las políticas flexibles de una empresa. Las crisis empresariales producidas por la volatilidad de los mercados y la constante expansión tecnológica, requieren de equipos de trabajo que se sientan inspirados en crear y hallar soluciones.

Todas las personas contamos con un potencial para innovar, que muchas veces puede verse afectado por las inseguridades individuales, pero también puede verse solapado en aquellos climas organizacionales donde solo se oye la voz del líder, lo que termina impulsando la desmotivación laboral.

Impulsar la comunicación asertiva

Y así como la creatividad es un ejemplo de la flexibilidad laboral, también lo es la comunicación abierta y la escucha asertiva. ¿Por qué? Al igual que ocurre con el punto anterior, una empresa donde la gente se siente correspondida y querida, todos darán su opinión y compartirán perspectivas sin temor.

Atrás ha quedado la imagen del líder impermeable, que todo lo sabe. Tanto los sistemas de gestión adhocráticos, como aquellas prácticas gerenciales donde se fomenta la participación de los trabajadores, conocen qué beneficios aporta una organización flexible para el bienestar y la productividad.

Importancia de la flexibilidad laboral para mantener el equilibrio entre la vida

El sueño que hasta hace poco tiempo atrás parecía imposible de alcanzar, era dar el principio de flexibilidad en una empresa, ese esquema que permite la existencia de un equilibrio entre la vida personal y profesional de cada trabajador. Veamos los porqués:

A nivel personal

  • Toda persona que haga vida dentro de una empresa flexible, sabe que puede desarrollar una vida plena, sin que ello afecte el aporte que puede brindar a la organización.
  • Por tanto, un empleado motivado gracias a que vive en bienestar, es alguien sano, que tiene la capacidad de resolver los retos que se le presenten. 

A nivel profesional

  • La flexibilidad laboral no tiene absolutamente nada que ver con horarios agotadores, que solo logran quemar a los trabajadores o con incordiar en horarios de descanso nocturno.
  • Por el contrario, una empresa flexible busca generar felicidad corporativa, que sus trabajadores vivan en bienestar y se sientan contentos de compartir y aportar.
  • De lo contrario, aquellos empleados que no lo consigan terminarán marchándose cuando tengan una mejor oportunidad o cuando sientan que ya no pueden continuar. 

Tipos de flexibilidad en una empresa

Una empresa cuenta con una diversidad de ámbitos que permiten su buen funcionamiento. De acuerdo a las investigaciones de Bent Dreyer y Kjell Gronhaug, existe cuatro tipos de flexibilidad en una empresa, que le permiten amoldarse a las condiciones del mercado y a las economías globales:

La flexibilidad laboral

Ya que tiene que ver con la administración del tiempo y los recursos que requiere cada empleado para lograr un mayor rendimiento de los productos y servicios, esta depende del departamento de R. R. H. H. A su vez, esta se divide en cuatro puntos:

  1. En el lugar de trabajo: corresponde a la asignación de un espacio físico para el cumplimiento de las tareas de cada empleado. Tiene que ver con la ubicación geográfica de la oficina o con el sistema de teletrabajo.
  2. Funcionalidad: diseño de los equipos de trabajo de acuerdo a las capacidades de cada persona y en función de las tareas que se requieren para cumplir con proyectos en específico.
  3. Numérica: adaptación de la cantidad de profesionales y las jornadas, según los requerimientos de producción. 
  4. Financiera: la remuneración de los empleados depende de una política salarial individual, donde cada trabajador se vea compensado según su esfuerzo y según ciertos criterios.

La flexibilidad estratégica

Es inherente a la gerencia de la empresa y su capacidad de ajustar estrategias, con el fin de responder rápida y adecuadamente a los cambios. La adopción de nuevas tecnologías, la diversificación en el mercado o la decisión de lanzar un nuevo producto o servicio, son algunos ejemplos comunes de ello.

La flexibilidad productiva

Son todas las iniciativas ligadas a la optimización de la producción sin elevar los costes del mismo. En esta categoría entran la creación de nuevos productos, la automatización de procesos, la variación de la producción de acuerdo a las necesidades del mercado y otros.

La flexibilidad organizativa 

También conocida como flexibilidad estructural, pues toca la organización interna de la compañía. Abarca desde la distribución de proyectos y tareas, la descentralización de funciones o los canales por donde se practica la comunicación interna.

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La flexibilidad organizacional mejora la productividad

Ventajas de la flexibilidad laboral

¿Por qué la flexibilidad laboral seduce cada vez más a las organizaciones? Sin dudas, el poder de autonomía que brinda es una gran ventaja que muchos han sabido aprovechar, no solo en pro de la productividad empresarial, sino en favor de una vida armoniosa. Veamos qué otros puntos a favor ofrece:

  • Gestión horaria: La flexibilidad laboral permite que los empleados puedan administrar el tiempo, con tal de que cumplan con los objetivos. Esa libertad les hace sentirse a gusto de querer trabajar.
  • Bienestar y seguridad: También está ligada a los beneficios extra que pueden obtener los empleados al pertenecer a una plantilla como un programa de bienestar, seguro de salud catastrófico y otros, que les animarán a trabajar y que sea poco probable que encuentren en otra empresa.
  • Trabajo a distancia: el cual es una modalidad que funciona muy bien para cierto tipo de puestos y que le supone a la empresa un ahorro en gastos de mantenimiento de edificios, y donde solo se preocuparía porque los empleados cuenten con internet donde estén.
  • Los agasajos y bonos especiales por fiestas, por años de servicio o por fechas especiales, son grandes motivadores de la productividad y que marcan una diferencia con respecto a otros diferenciadores.
  • Finanzas: estos programas ayudan a los empleados a incentivar una mentalidad de ahorro y economía personal, el cual puede serles de gran ayuda.
  • Educación: una empresa que sepa aplicar la flexibilidad laboral, será lo suficientemente inteligente como para motivar a sus empleados a seguir estudiando y a cambio, reembolsar los gastos por matrículas. También está ligado con los programas de mentoría interna de una organización.
  • También los programas de vida saludable que ofrecen a los empleados la posibilidad de aprender a desarrollar hábitos para vivir mejor.
  • Por último, los programas de descuentos o de ocio en familia, que le otorgan ciertas ventajas a los empleados en la compra de productos o servicios y de los cuales pueden disfrutar también sus seres queridos.

Desventajas de la flexibilidad laboral

En la vida nada es color de rosa. Lamentablemente, las políticas flexibles de una empresa también pueden traer desagradables experiencias para los empleados y la organización en general, lo que puede derivar en la toma de medidas drásticas. Algunos de estos casos son:

  • La mala gestión del tiempo.
  • La pérdida del sentido de pertenencia.
  • Un menor compromiso y disipación de responsabilidades.
  • La flexibilidad laboral puede ser contraproducente para las empresas que no estén preparadas en su estructura para ello.
  • En los casos de flexibilización salarial, algunos empleados pueden sentirse inseguros, lo que puede generar ansiedad y bajo rendimiento.

¿Qué es el flexiworking?

El flexiworking es un concepto que va más allá de las ventajas de la flexibilidad laboral, ya que combina el ajuste de los horarios con el trabajo a distancia, para que los trabajadores puedan conciliar su vida personal y profesional. Es un nuevo modelo de gestión que busca el bienestar de los empleados.

Ya había comenzado a practicarse desde varios años atrás, y lejos de buscar mantener atado eternamente al empleado a su silla, se afianza en la flexibilidad en la empresa para alcanzar las metas establecidas sin importar la cantidad de tiempo, el cómo o cuándo cumplan con las tareas.

Las 4 formas de mejorar la flexibilidad laboral

¿Qué podemos hacer para mejorar la flexibilidad laboral dentro de una empresa? Primero, entender que la misma es un arma para manejar el fracaso y crear un clima laboral de armonía y bienestar. Por tanto, puedes emplear algunas de las siguientes acciones: 

Desarrolla un liderazgo flexible, que comparte proyectos y escucha con empatía.

Hasta este punto está más que claro que la flexibilidad laboral abarca todos los ámbitos organizacionales y más aún, al capital humano. Los proyectos siempre son mejores cuando puedes compartirlos entre varios empleados y no asignarlo a uno solo, los cambios de puesto, las excepciones, todo cuenta.

Lo que vale es generar un ambiente cálido para los trabajadores gracias a la generación de bienestar en la vida personal de cada uno, con el fin de ganar su lealtad y compromiso. Un líder debe preocuparse por conocer los talentos ocultos de los demás y organizar los equipos según los proyectos.

Todo debe cambiar, incluso lo que funciona.

La flexibilidad en la empresa debe impulsar el cuestionamiento de todos los procesos, incluso de aquellos que funcionan. Atrás quedaron los tiempos donde todo era incapaz de ser movido por años. Aunque algunos protocolos sean parte de la rutina, se puede y se deben buscar mejorar constantemente.

Crea una mentalidad de pionero.

La tecnología avanza día con día. Más es el tiempo que se invierte en su desarrollo, que en volverse obsoleta. Si los cambios son inevitables, entonces todo empresario debe procurar adoptar las novedades antes de que la competencia lo haga. 

Para ello es preciso invertir en la formación propia y de los empleados, no hay que esperar a ver que otro haga lo que nosotros debemos hacer. Cuando los trabajadores se forman adecuadamente y se dejan de lado las improvisaciones, les ayudamos a evitar cuadros de tecnoestrés y desmotivación.

Impulsa la gestión de emociones en ti y en tu equipo.

Una persona que sabe administrar sus emociones, que sabe manejar su miedo a pesar de la incertidumbre que pueda estar experimentando, es alguien capaz de aventurarse a cambiar de planes, a gestionar los sucesos inesperados, a adquirir nuevos aprendizajes… Es alguien con mente abierta.

Con todas esas fórmulas, la flexibilidad organizativa parece un reto muy divertido de llevar, porque propone pensar otras perspectivas con optimismo porque se tiene plena confianza en las habilidades personales. Pero nada de eso es posible, si no se cuenta con una buena educación emocional.

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Infografía sobre la flexibilidad laboral

Recomendaciones finales sobre la flexibilidad laboral como herramienta para manejar el fracaso

Decía Kennedy que: «El cambio es ley de vida. Cualquiera que solo mire al pasado o al presente se perderá el futuro». Y el mundo actual así lo ha demostrado. Todo es transitorio, porque la vida está en constante movimiento. Quienes han asimilado la flexibilidad laboral lo tienen bastante claro.

Por supuesto, hay personas a las que les cuesta adaptarse a lo nuevo, que no saben gestionar lo que sienten, se abruman y el temor se los consume. En Academia de emociones queremos ayudarte a desarrollar tu capacidad de adaptación a los cambios, a no ser víctima de tus miedos.

La inteligencia emocional es una herramienta que puede marcar un antes y un después en tu vida personal y profesional. De hecho, está demostrado que aquellas compañías que promueven su desarrollo entre los empleados, saben retener el talento gracias al clima de optimismo que les embarga.