Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Te gustaría mejorar la comunicación en tu organización? La comunicación empresarial es el proceso de intercambio de información dentro de una empresa y hacia su entorno.
Cuando esta comunicación es clara y efectiva, todos los engranajes de la empresa funcionan mejor y los equipos saben qué se espera de ellos, los clientes confían más en la marca y los socios ven transparencia en las relaciones.
Por el contrario, una comunicación deficiente puede generar malentendidos, conflictos y una desconexión entre los objetivos de la empresa y las acciones diarias.
En esencia, comunicar bien no es solo una herramienta, es una necesidad estratégica, ya que si logras transmitir mensajes claros, coherentes y alineados con tu propósito, estás construyendo una empresa más fuerte, con relaciones sólidas tanto internas como externas, y más preparada para alcanzar el éxito.
10 estrategias para mejorar la comunicación empresarial en tu organización
¿Qué es la comunicación empresarial?
La comunicación empresarial es la manera en la que una empresa transmite información tanto dentro de la organización como hacia el exterior, por eso abarca todos los mensajes que se envían a:
- Empleados.
- Equipos y departamentos.
- Clientes.
- Proveedores.
- Socios.
- Público en general.
Este tipo de comunicación es la base para que todos, desde los empleados hasta los clientes, entiendan qué hace la empresa, cómo lo hace y hacia dónde va, ya que es algo más que transmitir datos; se trata de conectar, motivar y alinear a las personas con los objetivos de la organización.
Es muy importante para la rentabilidad del negocio según lo demuestra un estudio de McKinsey que señala que las empresas que mejoran su comunicación interna incrementan su productividad en hasta un 25 %.
Adicionalmente, la comunicación empresarial influye en el éxito de tu organización, ya que según Forbes, el 86 % de los empleados y ejecutivos creen que los problemas de comunicación son la raíz de los fracasos organizacionales.
¿La comunicación empresarial y la comunicación organizacional son lo mismo?
No, la comunicación empresarial y la comunicación organizacional no son exactamente lo mismo, aunque están estrechamente relacionadas, debido a que son como dos caras de una misma moneda.
Esto se debe a que la comunicación organizacional es un concepto más amplio que la comunicación empresarial porque abarca todos los procesos comunicativos dentro de cualquier tipo de organización, no solo empresas.
Por eso, se puede decir que la comunicación empresarial es una forma específica de comunicación organizacional, aunque muchas veces por su estrecha similitud ambos conceptos son utilizados en un mismo texto.
Importancia de la asertividad en la comunicación empresarial
La asertividad en la comunicación empresarial es clave para construir un ambiente laboral saludable y productivo, ya que te permite expresar tus ideas y necesidades de manera clara y respetuosa.
Según Harvard Business Review, los equipos que integran la asertividad en su comunicación son un 25% más eficientes al resolver problemas complejos y mejoran su productividad. Adicionalmente, un informe de Forbes refleja que el 70% de los empleados prefiere trabajar con líderes que fomentan un diálogo directo y respetuoso.
10 características de la comunicación empresarial
Como la comunicación empresarial es un proceso estratégico debe cumplir con ciertas características para ser efectiva y lograr los resultados esperados; algunas de las más resaltantes son:
Claridad
Una buena comunicación empresarial debe ser clara; esto significa que el mensaje debe ser fácil de entender para el receptor, sin ambigüedades ni confusiones, ya que genera confianza y asegura que las personas actúen según lo que realmente necesitan.
Precisión
Ser preciso implica que compartas únicamente la información relevante, sin añadir detalles innecesarios, recuerda que en el ámbito empresarial, el tiempo es valioso y los mensajes extensos o poco específicos pueden generar pérdida de foco.
Consistencia
Tus mensajes deben ser coherentes en todos los canales y niveles de la empresa, puesto que fortalecen la credibilidad y asegura que todos trabajen alineados con los mismos objetivos.
Orientación a objetivos
Otro de los principios de la comunicación empresarial es que siempre debe tener un propósito claro, por eso cada mensaje debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa y enfocado a resultados, sin importar que meta sea:
- Informar.
- Persuadir.
- Motivar.
- Resolver una situación.
Oportunidad
El momento en que se comunica algo es tan importante como el mensaje en sí, ya que un anuncio fuera de tiempo, ya sea demasiado pronto o demasiado tarde, puede perder impacto o incluso causar problemas.
Apertura y transparencia
La comunicación empresarial efectiva fomenta un ambiente de confianza al ser honesta y abierta, esto no significa compartir toda la información sin filtro, sino ser claro sobre lo que se puede y no se puede comunicar, ya que la transparencia fortalece la relación entre:
- Líderes.
- Empleados.
- Partes interesadas.
Flexibilidad
Las empresas operan en entornos cambiantes, y la comunicación debe adaptarse a las circunstancias para mantener la efectividad en cualquier contexto; esto significa que dependiendo de la situación o del público objetivo es necesario ajustar:
- El tono.
- El canal.
- El contenido.
Interactividad
La comunicación empresarial no es un monólogo; debe ser un diálogo, por eso es importante que fomentes la retroalimentación y escuches las opiniones de quienes reciben tus mensajes para mejorar la comprensión y crear un sentido de inclusión o participación.
Culturalmente sensible
Si trabajas en un entorno multicultural, es esencial que tus mensajes respeten las diferencias culturales y sean inclusivos; esto incluye el uso del lenguaje, la forma de dirigirte a las personas y el reconocimiento de tradiciones o sensibilidades locales.
Medible
Una buena comunicación empresarial permite evaluar su impacto; esto te ayuda a identificar áreas de mejora y ajustar tu estrategia en el futuro, y puedes medir si tus mensajes lograron el efecto deseado a través de:
- Encuestas.
- Métricas de rendimiento.
- Análisis de resultados.
11 tipos de comunicación empresarial que puedes utilizar en tu organización
Debido a los diferentes elementos y contextos donde se aplica la comunicación empresarial, para que la información fluya de manera efectiva existen diferentes tipos, entre los que se pueden destacar:
Comunicación interna
La comunicación empresarial interna ocurre dentro de la empresa y está dirigida a los empleados; su función es que todas las personas estén alineadas con los objetivos de la organización, por eso es fundamental para coordinar tareas y motivar al personal. Entre las formas de comunicación interna están:
- Los correos electrónicos.
- Reuniones de equipo.
- Boletines internos.
- Mensajes en plataformas de trabajo colaborativo como Slack.
Comunicación externa
La comunicación empresarial externa es esencial para proyectar una imagen profesional, fortalecer la relación con los clientes y posicionar la marca en él mercado, ya que se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, a clientes, proveedores, socios y la sociedad en general. Algunos los ejemplos de comunicación externa son:
- Las campañas publicitarias.
- Comunicados de prensa.
- Redes sociales.
- Sitio WEB.
Comunicación verbal
La comunicación empresarial verbal se refiere al uso del lenguaje hablado para transmitir mensajes. Es directa, permite aclarar dudas en el momento y es muy efectiva cuando necesitas generar confianza o resolver problemas rápidamente. Algunos ejemplos de la comunicación verbal son:
- Las reuniones.
- Videoconferencias.
- Conversaciones cara a cara.
Comunicación no verbal
La comunicación empresarial no verbal se trata de los gestos, el lenguaje corporal, el tono de voz y hasta el contacto visual que acompaña a tus mensajes, para darle un contexto.
Aunque a veces no se le da tanta importancia, la comunicación no verbal tiene un gran impacto en tu comunicación; por ejemplo, en una reunión, tu postura puede transmitir confianza o nerviosismo, lo que influirá en cómo se perciben tus palabras.
Comunicación escrita
La comunicación empresarial escrita es ideal para compartir información que necesita ser consultada más adelante o que requiere un nivel de formalidad mayor, ya que incluye cualquier mensaje que quede registrado por escrito. Algunos ejemplos de la comunicación escrita son:
- Correos electrónicos.
- Reportes.
- Contratos.
- Acuerdos.
Comunicación visual
La comunicación empresarial visual es especialmente útil cuando necesitas simplificar conceptos complejos o captar la atención de tu audiencia de manera rápida, ya que se utilizan elementos gráficos para transmitir mensajes. Algunos ejemplos de la comunicación visual son:
- Presentaciones.
- Infografías.
- Diagramas.
- Vídeos.
Comunicación formal
La comunicación empresarial visual sigue un protocolo o estructura establecida dentro de la empresa; es importante porque aporta claridad y profesionalismo, además de evitar malentendidos. Entre algunos ejemplos del uso de la comunicación formal en las empresas podemos citar:
- Anuncios oficiales.
- Reuniones de alto nivel.
- Comunicaciones jerárquicas.
Tipos de comunicación empresarial
Comunicación informal
La comunicación empresarial informal se da de manera espontánea y no sigue un protocolo establecido, y aunque a veces parece poco estructurada, es vital para crear un ambiente laboral relajado y fomentar relaciones interpersonales más cercanas; algunos ejemplos de comunicación informal pueden ser una conversación rápida en el pasillo o un chat entre compañeros de trabajo.
Comunicación ascendente
La comunicación empresarial ascendente sucede cuando los empleados se comunican con sus superiores; este tipo de comunicación es importante porque permite a la dirección entender las necesidades o preocupaciones del equipo y puede darse a través de:
- Reportes.
- Reuniones.
- Encuestas internas.
Comunicación descendente
La comunicación empresarial descendente es la que fluye desde los niveles superiores hacia los empleados, por eso es clave para mantener a todos informados y alineados con la visión de la empresa.
Un ejemplo de comunicación descendente es cuando los líderes comunican nuevos objetivos, políticas o estrategias al resto de las personas de su equipo de trabajo.
Comunicación horizontal
La comunicación empresarial horizontal es esencial para fomentar la colaboración y coordinar esfuerzos dentro de la organización sin necesidad de pasar por los niveles superiores. Se da entre empleados que están en el mismo nivel jerárquico, como por ejemplo entre colegas de diferentes departamentos.
10 claves para mejorar la comunicación empresarial en tu organización
La comunicación es una de las herramientas más poderosas dentro de cualquier empresa, ya que, cuando está bien gestionada, puede mejorar la productividad, fortalecer relaciones y evitar malentendidos, alguna de las prácticas que puedes implementar para mejorar la comunicación empresarial son:
Fomenta la retroalimentación constante
La comunicación no debe ser un flujo de información en un solo sentido, por eso anima a tus empleados y colegas a compartir sus ideas, opiniones y preocupaciones. Esto no solo mejora la claridad, sino que también hace que las personas se sientan escuchadas y valoradas; para lograrlo puedes utilizar algunas estrategias como:
- Reuniones regulares.
- Encuestas anónimas.
- Buzones de sugerencias.
Establece canales de comunicación claros
Es importante que todos en tu empresa sepan a dónde acudir dependiendo del tipo de mensaje, esto evitará malentendidos y asegurará que la información llegue al lugar correcto, por ejemplo:
- Utilizar correos electrónicos para información formal.
- Chats para cuestiones rápidas.
- Reuniones para discutir decisiones relevantes.
Capacita a tu equipo en habilidades de comunicación
No des por sentado que todos saben comunicarse de forma efectiva; por eso, marcar una gran diferencia en la manera en que se transmiten y reciben los mensajes dentro de tu empresa, es recomendable. Para ello, se deben ofrecer talleres o sesiones de formación en temas como:
- Asertividad.
- Escucha activa.
- Redacción.
Utiliza herramientas tecnológicas adecuadas
En un mundo digital, las herramientas tecnológicas son indispensables para mejorar la comunicación, ya que facilitan la colaboración y mantienen a todos en sintonía, especialmente si tu equipo trabaja de forma remota o en distintos lugares; para ello puedes usar plataformas como:
- Slacks.
- Microsoft Teams.
- Google Workspace.
- WhatsApp.
Sé un ejemplo de buena comunicación
Como líder, tus acciones tienen un gran impacto en la cultura empresarial, por eso si demuestras ser un buen comunicador, tu equipo probablemente seguirá tu ejemplo, y para ello asegúrate de ser en tus mensajes:
- Claro.
- Honesto.
- Abierto.
Haz reuniones más efectivas
A veces, reunirse puede ser una pérdida de tiempo, por eso para hacer reuniones efectivas, define un propósito claro, prepara una agenda y mantén la discusión enfocada en los temas importantes y al final, resume los acuerdos alcanzados para asegurar que todos estén en la misma página.
Adapta tu mensaje a tu audiencia
No todas las personas procesan la información de la misma manera, así que antes de comunicarte, piensa en quién es tu receptor y ajusta tu lenguaje, tono y nivel de detalle para que el mensaje sea fácil de entender y relevante para ellos.
Promueve una comunicación transparente
Para mejorar la confianza y motivar a tus empleados al sentir que son parte del proceso, además de reducir rumores y malentendidos, es recomendable que compartas información transparente sobre la empresa con relación a:
- Metas.
- Desafíos.
- Éxitos.
Evalúa y mejora continuamente
La comunicación es un proceso en constante evolución, por eso es recomendable que realices evaluaciones periódicas para identificar qué funciona y qué no, para ello puedes hacerlo a través de:
- Encuesta.
- Reuniones de revisión.
- Analizando resultados específicos relacionados con la comunicación.
Establece una política de comunicación interna
Crear una guía que defina cómo, cuándo y por qué se deben compartir ciertos tipos de mensajes puede establecer un estándar que todos puedan seguir, con esto eliminarás incertidumbres, además de asegurar que la comunicación sea consistente y efectiva.
WhatsApp como medio de comunicación empresarial
WhatsApp se ha convertido en una herramienta clave para la comunicación empresarial por su popularidad y facilidad de uso, con más de 2.000 millones de usuarios activos en el mundo; es una plataforma que permite a las empresas conectar con sus clientes de manera inmediata, accesible y personalizada. Entre las ventajas de usar WhatsApp en tu negocio están:
Alta tasa de apertura y respuesta
Los mensajes enviados por WhatsApp tienen una tasa de apertura del 98%, superando por mucho el correo electrónico, que tiene un promedio del 21%. Además, el 80% de los mensajes se leen en los primeros cinco minutos, lo que garantiza una comunicación casi en tiempo real.
Interacción personalizada
En WhatsApp puedes personalizar la atención al cliente y mejorar la comunicación interna, lo que mejora significativamente la experiencia del usuario, gracias al uso de funciones como:
- Etiquetas.
- Mensajes automatizados.
- Respuestas rápidas.
Reducción de costos operativos
Herramientas como WhatsApp Business y chatbots permiten automatizar tareas repetitivas, reduciendo costos en personal y aumentando la eficiencia operativa, por ejemplo, empresas como Banorte han reportado ahorros del 33% en gastos operativos tras integrar estas estrategias.
Adaptabilidad para negocios de todos los tamaños
Tanto pequeñas como grandes empresas pueden aprovechar WhatsApp, por ejemplo un 75% de las empresas mexicanas, han integrado esta mensajería en su ciclo de ventas, reportando un incremento en la satisfacción del cliente, utilizándolo para actividades como:
- Marketing.
- Atención al cliente.
- Seguimiento de pedidos.
- Fidelización de clientes.
Confianza del cliente
Según estudios, el 65% de los usuarios prefieren comunicarse con las empresas a través de WhatsApp en lugar de correo electrónico, ya que lo consideran más conveniente, rápido y seguro.
Infografía sobre la comunicación empresarial
Recomendaciones finales sobre las estrategias para mejorar la comunicación empresarial en tu organización
La comunicación empresarial no es solo «hablar» o «escribir», es conectar con las personas, alinear esfuerzos y construir relaciones sólidas que impulsen tus objetivos.
Por eso una organización que sabe gestionar adecuadamente la comunicación empresarial no solo evita problemas, sino que también construye un entorno colaborativo, confiable y orientado al éxito.
Porque si los aplicas bien, no solo mejorarás el flujo de información en tu empresa, sino que también potenciarás la productividad y las relaciones tanto internas como externas; sin embargo, implementarla puede requerir tiempo y esfuerzo, pero los beneficios a largo plazo valen la pena.
Si quieres aprender cómo grandes empresarios de habla hispana implementan estrategias para mejorar la comunicación en sus organizaciones, te invitamos a que asistas al Mastermind Latino, un evento donde podrás compartir con ellos y aprender de sus experiencias.
