Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Te gustaría descubrir una forma sencilla de aumentar la productividad de tu proyecto mientras mejora el clima laboral? La clave se encuentra en fomentar la participación como modelo sistemático y debe ser un compromiso adoptado desde la gerencia.
No es casual que el gigante tecnológico Microsoft o la célebre industria de muebles Herman Miller implementen esta metodología que se basa en simplificar la estructura jerárquica para situar en el centro al empleado y sus aportaciones.
El objetivo es allanar el camino hacia la innovación potenciando valores como la colaboración o la equidad, sin que desaparezcan los roles formales de gestión para realizar un aprovechamiento óptimo de toda la información disponible.
Gracias a este artículo serás capaz de integrar los conocimientos y pasos necesarios hacia la implementación exitosa de la gestión participativa y también descubrirás la gran cantidad de beneficios que conlleva.
Los 5 beneficios de usar la gestión participativa en tu equipo de trabajo
¿Qué es la gestión participativa?
La gestión participativa es el enfoque de liderazgo que se basa en la participación de todas las personas con cierto interés o influencia en un proyecto. En el ámbito empresarial consiste en dar la oportunidad a los empleados para involucrarse en la toma de decisiones.
El objetivo es compartir conocimientos para trabajar de forma colaborativa dando lugar a soluciones más innovadoras y eficaces, al mismo tiempo se refuerzan las relaciones laborales entre las partes implicadas.
La gestión participativa en una empresa realiza un aprovechamiento de la creatividad en todos los niveles de la organización; esto se consigue gracias a una buena política de comunicación ascendente que va desde los trabajadores hacia la dirección.
Este modelo de gestión busca insertarse progresivamente, introduciendo mejoras continuadas que suponen una ventaja competitiva sin necesidad de realizar grandes cambios estructurales.
Además, se fundamenta en el principio de proximidad: aquellos más cercanos a una tarea son los que mejor la conocen y pueden mejorarla. Por lo tanto, en la gerencia se da prioridad constante a recibir y solicitar comentarios de distintos empleados.
Tipos de gestión participativa
A continuación, te explicamos los ejemplos de gestión participativa más comunes en el campo empresarial:
Co-gestión
Este tipo de gestión participativa implica compartir la toma de decisiones entre diferentes actores, como los empleados, los gerentes y los propietarios. Se trata de una colaboración donde se discuten los objetivos y planes de trabajo.
Gestión de equipos autónomos
Se trata de una forma de gestión participativa donde se crean equipos de trabajo autónomos y se les da la responsabilidad de tomar decisiones importantes, así como de planificar su trabajo para desarrollar una iniciativa concreta. Estos equipos persiguen objetivos específicos y gestionan sus propios recursos.
Gestión por objetivos
Se involucra a los empleados en la definición de los objetivos de la empresa y se les da la responsabilidad de lograrlos mediante el trabajo en equipo. Se establecen metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado, siguiendo el modelo SMART.
Dinámica de grupo
Destaca entre los tipos de gestión participativa porque implica el uso de técnicas de dinámica de grupo para involucrar a los empleados en la toma de decisiones y en la solución de problemas. Entre las más empleadas se encuentran:
- Círculos de calidad.
- Premios a ideas de mejora.
- La pregunta del mes.
- Comunidades virtuales.
- Estudios de clima.
- Lluvias de ideas.
- Análisis FODA.
Importancia de la gestión participativa
Las 4 bases de la gestión participativa
Delegación de funciones
Saber delegar responsabilidades significa redirigir ciertas tareas a miembros capacitados del equipo para realizar una gestión más eficaz del tiempo y del volumen de trabajo.
Pueden delegarse desde pequeñas gestiones, hasta brindar la oportunidad de participar en decisiones importantes a otros profesionales. Una buena gerencia no es aquella que se encarga de todo personalmente, sino la que se asegura de que el conjunto de acciones llevadas a cabo beneficia a la organización.
Pero al fin y al cabo la delegación se convierte en un requisito fundamental para la gestión participativa; de esta forma la dirección deposita su confianza para optimizar los resultados y reconocer el buen trabajo de la plantilla. Sin embargo, la posibilidad de remitirse a los superiores ante cualquier dificultad debe seguir disponible.
Políticas de comunicación interna
Uno de los fundamentos de la gestión participativa es el feedback continuo entre miembros muy distantes en el organigrama empresarial y para que esta comunicación interna tan crucial se produzca de forma efectiva es necesario establecer ciertos mecanismos.
Para empezar, hay que focalizarse en la identificación de las carencias comunicativas, para ello las auditorias de comunicación son una excelente herramienta corporativa.
La auditoría de comunicación es una investigación exhaustiva, sistemática y
actualizada sobre cómo se está implementando un sistema de comunicación en la organización con el objetivo de mejorar su eficiencia.
Como en toda auditoría, se encuentra una fase de acumulación de información sobre la que se realiza un diagnóstico de la comunicación.
Y después, en base a ese dictamen, se establecen medidas correctivas para mejorar las prácticas y solucionar los problemas identificados, atribuyendo las responsabilidades concretas a este respecto.
En la fase de acumulación informativa se analizan dos tipos de elementos en el ámbito interno de la organización:
Los instrumentos de comunicación
Los instrumentos de comunicación: Identificando medios, actividades y soportes utilizados y no utilizados, pero susceptibles de serlo para comunicarse de forma bidireccional. Después se evalúa la idoneidad, así como los flujos de comunicación para comprobar que la información llega a todos los niveles de la cadena de sus públicos y que los medios son los más adecuados para sus receptores.
Los conceptos comunicativos
Se analizan los conceptos centrales transmitidos, la intensidad con la que se emite cada uno además de la coherencia y consistencia entre ellos. Esta fase tiene que ver con el análisis de la cultura interna corporativa.
Tras diversas evaluaciones más concretas se establece un plan de comunicación interna en el que lo más importante es aprender de los resultados obtenidos en la auditoria para alinear los objetivos de la organización con el modelo de gestión participativa que va a ser aplicado.
Es solo tras ese momento cuando se pueden poner en marcha canales efectivos para la comunicación interna en el contexto de grandes corporaciones. Entre los más populares se encuentra el acceso a la Intranet, la celebración de eventos o la difusión de una publicación periódica como las revistas.
En todo caso es fundamental difundir los nuevos canales, garantizar su puesta en marcha desde el primer día y no solo buscar la generación fluida de ideas sino animar al empleado a resolver todas sus dudas en pro del éxito empresarial.
Fomentar la colaboración
La gestión participativa es un modelo de liderazgo que anima a los trabajadores a reunirse para unir fuerzas, es decir, recopilar soluciones innovadoras que supongan una ventaja competitiva.
En este contexto el trabajo en equipo se convierte en otro de los pilares del enfoque; colaboración y gestión participativa son sinónimos, ya que la dirección pretende enriquecer el proceso empresarial gracias a las conclusiones de varios grupos que no se componen al azar.
Motivar a los empleados
El líder debe fomentar la motivación intrínseca de los trabajadores que es la que nace al realizar una actividad por ti mismo sin importar el incentivo externo, nace porque el individuo encuentra la tarea en sí misma interesante o estimulante.
Esta motivación ha sido demostrada como la más efectiva para afianzar el compromiso laboral a largo plazo y por consiguiente para obtener los mejores resultados posibles tras la aplicación de la gestión participativa.
La motivación intrínseca depende del empleado, pero se favorece gracias al reconocimiento sincero de la labor de cada integrante mediante políticas para flexibilizar el horario laboral, programas de formación o canales de comunicación cercana con los gerentes.
5 beneficios de la gestión participativa
Reducción de la burocracia
El organigrama de las empresas que aplican la gestión participativa sugiere una estructura con pocos niveles jerárquicos, en los que se reducen las distancias entre miembros de distintos departamentos.
De esta manera se elimina el exceso de burocracia o conjunto de trámites por los que hay que pasar antes de poner en marcha una decisión. La burocracia es un sistema de organización característico de estructuras impersonales regidas por una autoridad jerárquica única que implementa ciertos reglamentos inflexibles.
Mayor rendimiento productivo
Todo el sistema de trabajo es mejorado a raíz de distintas ventajas competitivas surgidas de las innovaciones gestadas en los equipos y se ofrecen amplios puntos de vista para facilitar la obtención de soluciones más eficientes.
La gestión participativa también facilita un buen ambiente o clima laboral en el que se cohesionan los equipos gracias a la valoración equitativa de todas las propuestas, pero al mismo tiempo las tareas productivas se completan de forma mucho más rápida y eficaz.
Mejora el compromiso o engagement
¿Cuál es la verdadera importancia de la gestión participativa? Cuando observas que tus ideas son llevadas a cabo y tenidas en cuenta por la organización en la que trabajas, a pesar de tu posición jerárquica, es sencillo establecer un sentido de pertenencia con la misma.
A pesar de ello la responsabilidad final sigue recayendo en el líder o gerente de cada equipo, en la dirección que ha adoptado ese modelo de gestión, pero es clave otorgar mayor autonomía a los empleados.
Además, este enfoque es ideal para comprobar el desempeño de cada miembro, a la vez que se facilita la retención del talento en un ambiente de verdadero reconocimiento laboral. En consecuencia, la evolución profesional del grupo también se eleva.
La confianza que se le brinda al empleado mediante la gestión participativa es una de las formas más efectivas para generar compromiso laboral y favorecer que el empleado se convierta en prescriptor de la empresa.
Pero también es fundamental construir una cultura corporativa que se alinee con los valores y principios personales de la plantilla, es necesario realizar frecuentes análisis del entorno y cuidar de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE).
Según el estudio de Harvard Business Review “Why authentic workplaces are more ethical” , los millenials, que representan una gran parte de la fuerza productiva en la actualidad, valoran la ética empresarial como uno de los principales factores para decantarse por un puesto de trabajo, debido a que solo de esta forma serán capaces de desenvolverse con autenticidad
De hecho, estas prácticas poco participativas solo perjudican a la propia organización que, según el citado estudio, tendrá una mayor probabilidad de atraer a empleados con actitudes deshonestas y a una fuga del talento cualificado.
Aumenta la motivación de los empleados
El compromiso laboral es la implicación que lleva a los trabajadores a mejorar en el desempeño de sus funciones en la medida en que se sienten emocionalmente conectados con la organización.
Sin embargo, la motivación es ese impulso para trabajar de forma más eficiente, pero tras el que se esconde alguna clase de incentivo, la gestión de estos por parte de la empresa resulta fundamental para lograr los objetivos propuestos.
Según la Universidad de Berkeley en California, los incentivos monetarios pueden llevar a una disminución del rendimiento en labores que requieren de creatividad o pensamiento complejo, mientras que en su lugar es recomendable el reconocimiento mediante una retroalimentación positiva.
Agilidad en la toma de decisiones
Es una consecuencia positiva derivada de los anteriores beneficios de la gestión participativa, al eliminar la burocracia en un sistema más productivo compuesto por trabajadores comprometidos y motivados.
La agilidad sin embargo solo es posible cuando se combinan integrantes en un equipo con habilidades, conocimientos y experiencias heterogéneas. Puede parecer que la colectividad ralentiza el proceso, pero nada más alejado de la realidad mientras que los canales de comunicación dispuestos sean eficientes y sistemáticos.
Como implementar una gestión participativa en tu equipo de trabajo
La primera clave por considerar es la transparencia: deben ponerse a disposición de todos los equipos datos objetivos y resultados sobre la empresa como única forma de que lleguen a tomar decisiones informadas.
En segundo lugar, otro de los pilares para una gestión participativa exitosa es fomentar el respeto en los equipos; debe ser un ambiente en el que se valoren equitativamente todas las perspectivas para incitar a los empleados a compartir sus iniciativas libremente.
Por otra parte, la gestión participativa se sustenta sobre empleados con cualidades de liderazgo capaces de motivar al equipo para aprovechar al máximo el potencial creativo de cada integrante.
La organización debe concentrase por tanto en contratar a personal con habilidades interpersonales y comunicativas. Destacan cualidades como la escucha activa, la proactividad y la empatía además de la cualificación profesional.
No se trata de recibir las ideas sin más sino de concretarlas hacia la innovación contando con un comité evaluador capacitado que permita convertirlas en ventajas competitivas.
Después llega el momento de analizar el éxito del modelo, realizando un conteo del número de iniciativas propuestas por cada trabajador y midiendo el impacto económico en términos de ahorro. A partir de esto se considera la apertura de nuevos canales comunicativos o el refuerzo de los existentes.
Con estas premisas te recomendamos los siguientes pasos para implementar un modelo participativo en tu equipo de trabajo:
- Comunica el objetivo del enfoque adoptado
- Crea un ambiente de confianza
- Establece objetivos y roles claros
- Facilita el diálogo abierto; la discusión constructiva y el pensamiento crítico ayudan a analizar decisiones con profundidad.
- Utiliza herramientas colaborativas
- Reconoce y celebra los logros
Infografía sobre la gestión participativa
Recomendaciones sobre cómo implementar la gestión participativa en tu equipo de trabajo
El modelo de gestión participativa cuenta con innumerables beneficios que se nutren mutuamente y se traducen en una optimización de toda la actividad empresarial, así como del nivel de satisfacción individual.
Pero existen múltiples disciplinas que integran la gestión participativa como es el caso del desarrollo comunitario o la educación. En este contexto el modelo implica involucrar a estudiantes, padres y docentes en la toma de decisiones. El objetivo es mejorar la calidad del aprendizaje, así como la motivación de los alumnos.
En el distrito de Kerala, al sur de la India, se ha creado una red de aprendizaje comunitario que involucra a más de 3000 aldeas para la gestión participativa en la educación de los recursos naturales y la toma de decisiones.
Esta red ha sido muy exitosa en la promoción del desarrollo sostenible, también en la mejora de la calidad de vida de las aldeas. Pero este no es el único proyecto que ha triunfado gracias a la metodología participativa.
Mondragón Corporation es una cooperativa española que ha implementado la gestión participativa desde su fundación en 1956. Actualmente la corporación posee más de 80000 empleados alrededor del mundo demostrando altos niveles de éxito empresarial y sostenibilidad financiera.
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