Por Dra. Estrella Flores-Carretero.
Conozco muchos buenos ejecutivos que son intrépidos, tienen creatividad para encontrar soluciones alternativas y sin duda; surfean la ola de los cambios porque es un escenario en el que se sienten cómodos, pero muy pocos de ellos han sabido desarrollar la gestión del tiempo como habilidad directiva.
Aunque pareciera que una mente brillante y la virtud de ser organizado compagina en muy poca gente, es posible que estos líderes aprendan a aplicar una gestión del tiempo como habilidad gerencial, en la medida en la que llegan a conocer más las emociones propias.
Sí, como lo lees: la gestión del tiempo en una empresa requiere de estructura, técnicas, responsabilidad… Pero en una buena medida, también depende del manejo emocional eficaz que hagan de sí mismos tanto los líderes como empleados. Por ello es muy importante mejorar el clima laboral.
¿Pero cómo se puede hacer de la gestión del tiempo como habilidad directiva una clave para que las empresas alcancen los objetivos propuestos? En las siguientes líneas estaré explicando de lleno el por qué es importante esta destreza, las técnicas y recomendaciones para que las apliques desde hoy.
8 técnicas para desarrollar la gestión del tiempo como habilidad directiva
¿Cuál es el objetivo de gestionar el tiempo?
Diariamente, contamos con la misma cantidad limitada de horas, sin más, por tanto la gestión del tiempo en una empresa es necesaria para ser más productivos y cumplir con las metas diarias para alcanzar progresos en cada uno de los proyectos vigentes.
La gestión del tiempo como habilidad directiva es una de las destrezas mejor valoradas en cualquier equipo de líderes de una organización, porque permite conseguir más aplicando el menor esfuerzo posible. En consecuencia, mejora nuestra capacidad de enfoque, lo que conlleva a más eficiencia.
Se considera que una empresa es exitosa en la medida en la que adquiere una mayor reputación, gracias a que se practica la gestión del tiempo como habilidad directiva y el fruto de ello se verá en el desempeño de todo el personal, y por ende; impulsará la producción y ventas.
Ya que la gestión del tiempo como habilidad directiva permite ser más efectivos en la administración del tiempo y el cumplimiento de las tareas, entonces podrán disminuir los niveles de ansiedad y estrés que ocasiona la presión por las entregas, el agobio y dispersión del desorden.
El mundo de los negocios está plagado de malas elecciones tomadas a contrarreloj. Cuando la visión de quienes llevan las riendas está más despejada gracias a la gestión del tiempo como habilidad directiva, entonces estarán más capacitados para tomar decisiones más acertadas y asertivas.
Y sí, indudablemente, la gestión del tiempo y la productividad personal nos llevan a ganar mucha más autoconfianza. Se siente muy bien saber que podemos cumplir con los proyectos que tenemos en la mano, que podemos cumplir con los lapsos establecidos y superamos las expectativas.
¿Entonces la gestión del tiempo y la productividad pueden ayudar a mejorar la autoestima de las personas? Por supuesto. Es, de hecho, un círculo en el que entra en juego la inteligencia emocional, porque solo alguien que reconoce su valor y lo que puede aportar, será más autodisciplinada y responsable.
Por supuesto, esto quiere decir que si la gestión del tiempo como habilidad directiva funciona adecuadamente, entonces tendremos horas suficientes para nuestros deberes personales, ocio, estudios, alimentación sana, deportes, familia. En definitiva, ayuda a mejorar la calidad de vida.
Causas de una mala gestión del tiempo en el trabajo
Cuando en una empresa se reconoce que es necesario enfocarse en la gestión del tiempo como habilidad directiva, es porque se sabe de facto que las cosas no están funcionando tan bien como deberían, y que todo está confluyendo para que el conflicto se genere con facilidad gracias a:
- Desorganización. Cuando se trabaja sin estructura es muy probable que vayas saltando de una tarea a otra sin terminarla, que no se ponga el enfoque necesario en un proyecto por estar al pendiente de otros. En fin, el cultivo perfecto para el caos.
- Procrastinación. Este es uno de los malos hábitos que atenta contra nuestro bienestar emocional, ya que nace del pobre manejo emocional. Quien pospone suele hacerlo por dos razones: darle cabida a tareas más urgentes o dilatar hasta último momento una tarea que no le satisface, y por tanto; suele traer problemas en los equipos.
- Pobre conexión personal con el entorno. Una investigación en la que participó la Universidad de Alcalá determinó que la comunicación es una de las habilidades blandas más demandadas en función del puesto de trabajo. Saber expresar claramente las ideas puede salvarnos de malos entendidos, generará confianza y entendimiento emocional entre las partes y muy importante, nos ahorrará tiempo.
- Exceso de tareas. Cuando una persona tiene una mala gestión de su tiempo, a menudo se va llenando de tareas y actividades que cree que puede sacar, pero terminan siendo tantas que termina abrumado y con demanda de horas, por lo cual es muy probable que no pueda cumplir con todo lo prometido.
- Paupérrimo uso de las herramientas de productividad. ¿Sabes manejar bien las distintas herramientas que existen en la actualidad a tu alcance para distribuir mejor tu calendario laboral? Utilizar solo las necesarias y hacerlo bien será esencial para salvar minutos valiosos.
- Tardanzas. Usualmente común en las personas que son víctimas de los ladrones del tiempo, por lo que nunca pueden llegar a la hora a una reunión, ni respetar los plazos de entregas, lo que puede afectar severamente su productividad y hacerles quedar como poco responsables, incluso aunque ese no sea el caso.
Importancia de la gestión del tiempo como habilidad directiva
La gerencia del tiempo efectiva es una destreza que beneficia a todos por igual: la empresa puede alcanzar sus metas corporativas, mientras que el trabajador se siente más satisfecho y feliz con su desempeño personal. Estas son las razones por las cuales debe sembrarse como valor en la organización:
Realizas más tareas con la misma cantidad de tiempo
El día siempre tendrá 24 horas, ni más ni menos. La función de la gestión del tiempo como habilidad directiva lleva a los empresarios y trabajadores a cumplir con una mayor cantidad de tareas en un lapso específico gracias al enfoque y distribución apropiada de trabajo.
Sin embargo, hacer más conlleva a que sea en menos cantidad de tiempo. Así, por ejemplo, si una tarea nos tomaba 2 horas porque nuestro enfoque estaba dividido entre otras partes, lo recomendable es dedicarse de lleno a un solo tópico, para ahorrar horas que puedes dedicar a otros objetivos.
Cumples con los plazos de entregas de tareas
Cuando se aplica una acertada gestión del tiempo como habilidad directiva, las empresas pueden respetar las fechas de entrega pautadas con los clientes, lo que la hará más atractiva ante sus ojos, y factor importante para volver a ser contratados para otros proyectos a futuro.
Cuando los empleados y la directiva de una empresa están felices con el desenvolvimiento de la misma, se nota en cada uno de los escalafones y procesos de generación de productos y servicios. Por eso, cuidar del clima laboral y de la identificación con la cultura organizacional es vital.
Por supuesto, la buena gestión del tiempo como habilidad directiva también debe ir acompañada de otros elementos indispensables para que exista una comunicación asertiva con el exterior de la organización, como lo es la atención al cliente y el contacto desde el cuidado de las emociones.
Dejas de hacer actividades improductivas
Antes que nada, hay que aclarar que con “actividades improductivas” no solo me estoy refiriendo a desperdiciar horas revisando redes sociales, sino a ejecutar tareas que en ese momento no son el foco dentro de los objetivos a alcanzar durante la semana, porque hay algo más próximo.
Cuando hacemos de la gestión del tiempo en el trabajo parte del día a día, fluye la organización gracias a los procesos de distribución y culminación de tareas. Claro, tengamos siempre en cuenta que hay elementos que garantizan la productividad, como por ejemplo, saber categorizar las tareas.
Por muchas listas de tareas que tengamos, para la gestión del tiempo personal y profesional siempre es necesario delimitar lo que es urgente de lo que no es necesario llevar a cabo al momento, siempre y cuando estemos respetando los tiempos de estas últimas, para evitar la procrastinación.
Demuestras tu valía
Uno de los aspectos positivos que nos deja la gestión del tiempo como habilidad directiva es que refuerza la autoestima de las personas. Pero debemos tener en cuenta algo muy importante: este punto va a costarle un poco más a quienes tienen una mala percepción de sí.
Esto se debe a que la gestión del tiempo como habilidad gerencial es la consecuencia tanto de las técnicas de productividad, así como del manejo personal de las emociones. Por ello, es tan complicado para muchas personas trabajar en su propia procrastinación.
Un gerente con buena salud emocional se preocupará porque en su organización exista el ambiente y los canales abiertos para que los trabajadores se expresen sin temor a represalias, y que entre todos se encuentren soluciones efectivas para mejorar la productividad.
Caso contrario, un directivo poco empático exigirá sin saber las razones detrás, buscará implantar sus decisiones sin tomar en cuenta las opiniones de los empleados para que se sientan integrados como comunidad. En fin, será un elemento discordante y factor de salida del talento en las plantillas.
Aportas tu esfuerzo en pro de los objetivos del equipo
Más arriba expliqué que cuando practicamos una buena gerencia del tiempo es porque existe un buen manejo emocional, ¡pero qué satisfactorio y reconfortante es saber que nuestro talento y esfuerzo aportan cosas positivas al trabajo en equipo! ¿Verdad?
Por eso, siempre es importante que los directivos y jefes siempre tengan entre sus buenas prácticas dar un feedback de lo que se está haciendo mal para mejorarlo, sino recordarle de vez en cuando a los trabajadores lo valioso que es lo que hacen en pro de los objetivos en común.
Nada mejor que un buen espaldarazo, unas palabras reconfortantes que le indiquen a la plantilla que tienen un talento preciado, y que gracias a lo que hacen es que la organización ha podido salir adelante. Esos pequeños detalles son los que marcan la diferencia.
Entiendes que lo personal y lo profesional van de la mano
Nadie se quita el traje de directivo o de empleado para entrar a su casa, y viceversa. Aunque hay ámbitos de nuestra personalidad que deben verse más de un lado que del otro, no podemos desdoblarnos y ser dos personas diferentes. Somos la misma parte en ambos sitios.
Por esa razón, la gestión del tiempo como habilidad directiva es un aspecto del que si es bien aplicado, nos ayudará en todos los sentidos. Así como un problema personal puede afectar nuestro rendimiento, de igual manera, el buen desempeño laboral puede beneficiar nuestra vida fuera de las oficinas.
Técnicas para desarrollar la gestión del tiempo como habilidad gerencial
¿Quieres destacar gracias a la gestión del tiempo como habilidad directiva en tu trabajo? Independientemente de las responsabilidades que lleves dentro de una institución, es importante contar con una metodología que impulse tu productividad sumado a una buena conducción emocional.
Técnica pomodoro
Es una de las más comunes en la gestión del tiempo como habilidad directiva, pues consiste en enmarcar el trabajo en sesiones que se dividen en cuatro bloques de enfoque de 25 minutos cada. Entre uno y otro, debes tomar 5 minutos de descanso, exceptuando el último, que debe ser de 30 minutos.
Getting things done
¿Tienes muchas tareas? Este es un proceso de flujo de toma de decisiones progresivas que fue creado por David Allen para la gestión del tiempo como habilidad directiva y personal, y que permite clasificar nuestras actividades en función de lo que podemos hacer o no en ese instante.
Ley de Pareto
Anteriormente te hablé de cómo aplicar la ley de Pareto al desarrollo personal. Pues bien, la ecuación es bastante simple: el 20% de las tareas son responsables del 80% de los resultados. ¿Entonces cuál es la clave? Filtrar ese 20% de tareas importantes para avanzar.
Time boxing
Nacida de la gestión de proyectos, esta metodología de gestión del tiempo como habilidad directiva permite la estructuración del calendario semanal de tareas por bloques de tiempo, con el fin de terminar las tareas en el espacio que le hemos destinado en nuestro horario para ello.
El principio Eisenhower
Este sistema de gestión del tiempo como habilidad directiva es una matriz de priorización de tareas según la urgencia e importancia de la misma. Para ello deberás realizar un cuadro en tu libreta, con el fin de que vayas organizando tus labores bajo el siguiente estamento:
- Tareas A «importantes» y «urgentes»: realizar de inmediato.
- Tareas B «importantes» pero «no urgentes»: planificar con exactitud y resolver.
- Tareas C «no importantes» pero «urgentes»: se deben delegar.
- Tareas D «no importantes» y «no urgentes»: desechar o archivar.
Análisis ABC
Este método para desarrollar la gestión del tiempo como habilidad directiva, es muy usado dentro de las economías de las organizaciones, pero también puede ser de gran ayuda dentro de la gestión del tiempo como habilidad directiva, ya que permite mantener en la mira los factores que brindan un gran aporte al éxito de la empresa. Se practica contestando:
Análisis ABC:
- ¿Qué clientes son los que generan mayor facturación?
- ¿Qué productos o servicios brindan mayor impacto y beneficios?
- ¿Qué materias primas producen los mayores gastos de adquisición y almacenamiento?
El método Alpen
Este sistema es otro modelo que puedes practicar para desarrollar la gestión del tiempo como habilidad directiva, ya que permite estructurar el día de manera efectiva gracias a la práctica de cinco pasos (cuyos nombres iniciales están en alemán y por ello no coinciden en castellano), los cuales funcionan de la siguiente manera:
- Análisis de tareas: realiza una visualización general de los pendientes.
- Duración estimada: determinación del tiempo necesario para culminar con los pendientes del día.
- Planificación de tiempo de maniobra: planifica solo el 60% del tiempo para tu agenda, y el 40% restante déjalo para los imprevistos y reuniones sociales.
- Evaluación de decisiones: aquí puedes utilizar el método ABC o Eisenhower para decidir cuáles tareas hacer ahora y cuáles después.
- Revisión: al final del día, comprueba que cumpliste con la planificación.
Metodología SMART
Para poder cumplir con una efectiva gestión del tiempo personal y profesional, tanto tú como tus compañeros de equipo deberán establecer una serie de objetivos empresariales, los cuales deberán cumplir con las siguientes características, a fin de ayudar a la empresa a subir de nivel:
- Específicos.
- Medibles.
- Atractivos.
- Realistas.
- Temporales.
Recomendaciones finales sobre la gestión del tiempo como habilidad directiva
El compromiso personal, la responsabilidad y nuestras propias emociones… Todo el conjunto es de relevancia al momento de cumplir con las metas que nos establecemos, tanto a nivel personal como profesional. Aunque nunca está demás preguntarse cómo lograron salir del atasco quienes nos preceden.
Si quieres saber cuáles son las cualidades de los líderes organizaciones que han hecho de la gestión del tiempo como habilidad directiva el fundamento de sus plantillas, entonces te invito a que te unas a nuestro MasterMind Latino, en donde podrás escuchar de primera persona sus testimonios.
Empresarios, inversores y los CEO más destacados de nuestra región hispana se darán cita durante tres días completos, para compartir contigo sus historias de resiliencia, sus estrategias y cómo han afrontado los desafíos de llevar sus responsabilidades, especialmente ahora en tiempos de pandemia.
¡Te esperamos!