Por Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Quieres saber cómo aumentar la productividad personal o cuáles son las acciones para mejorar el desempeño laboral? Para mucha gente, se trata de encontrar el tesoro perdido, porque por más que intentan diversas técnicas para elevar la calidad y rendimiento, no lo logran.
Lo que sucede es que para que los métodos para mejorar la productividad personal funcionen, debes tomar en cuenta un elemento esencial para todo ser humano: las emociones. Rendir más y mejor está más allá de no distraerse en redes sociales, es conectar con un elemento que te motive.
Y lo que nos inspira es emocional. Quienes no entienden cómo lidiar con la falta de productividad, a menudo están desconectados de un propósito u objetivo, las tareas se le hacen un tedio y por mucho que intentan organizarse, siguen sin hallar una estrategia efectiva.
En internet vas a encontrar muchísimos libros y manuales para aumentar la productividad personal, pero ¿realmente brindan una solución al malestar emocional? Detrás del desgano hay desorden, y la desorganización es síntoma de que algo va mal. Veamos un poco más a fondo de qué se trata.
10 estrategias para aumentar la productividad personal
¿Qué es la productividad?
Así se conoce a la relación existente entre el tiempo que invertimos en nuestros objetivos y la concreción de resultados. Pero no te confundas: es muy fácil creer que una de las claves para aumentar la productividad personal es trabajar más horas, pues estamos dejando fuera otras variables.
Por esa razón, muchas personas sienten que por más que se sientan a trabajar por horas y horas, no avanzan. Si queremos saber cómo aumentar la productividad personal, es necesario entender que existen concepciones erróneas sobre ello.
Si queremos mejorar la productividad individual, debemos tener en cuenta que las emociones juegan un papel esencial, por lo que dicha relación viene condicionada por la optimización de recursos y del tiempo, es decir; hacer más y mejor sin consumir más horas de las necesarias.
No te sientas mal: querer aumentar la productividad personal porque sientes que fallas en la disciplina y la organización es lo que buscan millones de personas en todo el mundo, y aunque algunas les baste conocer ciertos métodos, la mayoría ignora que se necesita un buen manejo emocional.
Así que si quieres conocer cuáles son los métodos para mejorar la productividad, es necesario que hagas un momento de introspección, analices tus emociones y reconozcas si en verdad estás dedicándole el tiempo suficiente a tu trabajo, tus estudios o ese objetivo que deseas lograr.
¿Qué es la productividad personal?
Anteriormente te expliqué sobre los factores que afectan la productividad y la competitividad de una organización, los cuales dependen de los recursos y contexto en el cual se desenvuelve la compañía, aunado a la eficiencia individual de cada trabajador.
Sin embargo para ahondar un poco en lo que expliqué en el bloque anterior, me gustaría citar la fórmula dada por Steve Pavlina, quien ha trabajado durante años para enseñar a aumentar la productividad personal.
El escritor y conferencista lo simplifica de la siguiente manera: Productividad = Valor / Tiempo. Esto quiere decir que si queremos tomar acciones para mejorar el desempeño individual, debemos incrementar lo primero y limitar lo segundo en todo lo que hacemos. Eso es eficiencia.
Aumentar la productividad personal es un tema de motivación propia, de amar lo que se hace y obtener unos objetivos específicos, aunque también debemos tener en cuenta otros factores como los recursos y la energía disponible para ello, pero todos dependen del tiempo con el que se cuente.
¿Cómo fusionar las emociones con los métodos para mejorar la productividad personal? Imaginar, por ejemplo, a alguien que solo trabaja por generar más dinero, sin ningún fin específico. Ese no es un objetivo personal, ¡al contrario! quien lo haga así, tarde o temprano terminará desgastado.
En cambio, si queremos encontrar soluciones para la baja productividad debemos preguntarnos qué queremos lograr realmente: un título académico, pagar un viaje, fundar una empresa, comprar un bien inmueble… ¡En fin! Lo importante es tener metas concretas y reales.
Causas de la falta de productividad personal
La motivación es un factor importante para consagrarse como un profesional exitoso. Un buen sueldo es importante, el respeto y la cordialidad en el equipo de trabajo también, sin embargo; existen ciertas razones por las que a un trabajador le cuesta aumentar la productividad personal:
Largas jornadas laborales
Si recuerdas la fórmula de Steve Pavlina, encontrarás que el tiempo es un elemento primordial en las estrategias para aumentar la productividad personal, y por ello, muchas personas y organizaciones piensan erróneamente que mientras más tiempo se trabaje, mejores resultados se obtendrán.
Si bien es cierto que en anteriores artículos he explicado que cuando una tarea se hace en menos horas se puede pasar a otra para avanzar, eso no quiere decir que las personas deban excederse. Más no significa mejor. El trabajo eficiente es aquel que puede ejecutarse en un mínimo de tiempo.
Falta de descansos
El anterior punto nos indica que si una persona trabaja más, entonces estará descansando menos, lo cual puede repercutir increíblemente en su salud física y emocional. Y ya sabemos que de allí a terminar padeciendo el síndrome de burnout solamente hay un paso.
Las buenas técnicas de productividad personal buscan ayudar a los empleados a cumplir con los objetivos sin que por ello se vea afectada la salud integral. Además de ello, es necesario que las personas se alimenten de forma balanceada, practiquen deportes y puedan disfrutar de sus seres queridos.
De acuerdo a la OIT, las pérdidas anuales por cansancio extremo ya sobrepasaba los 600 mil millones de euros antes de la pandemia. Ninguna plantilla, puede con ello. Las empresas y los líderes tienen la responsabilidad de cuidar por el bienestar de todos.
Estrés y ansiedad
Puede que esto sea producto de los horarios y las condiciones laborales o por conflictos personales, lo cierto del caso es que un empleado con altos niveles de estrés y ansiedad no puede rendir de la misma manera, por mucho que conozca las técnicas para aumentar la productividad.
Según la APA, un 29% de los psicólogos han visto un aumento de sus citas desde la pandemia. De acuerdo a la misma encuesta, 60% de especialistas en depresión han visto una mayor demanda laboral, mientras que el número se dispara a 74% en terapeutas para la ansiedad.
La Organización Mundial de la Salud estimaba hace cuatro años que un 4,4% de la población mundial padece de depresión, y con el actual proceso pandémico, todo empeoró. Un empleado que cuida su salud mental será alguien mucho más dispuesto y productivo.
10 claves para aumentar la productividad personal
Problemas personales
Puede que un empleado esté padeciendo alguna circunstancia específica en su vida que le esté costando aumentar la productividad personal. En ese aspecto, los líderes y jefes de equipo deben percatarse cuando el rendimiento de alguien cae prontamente, con el fin de plantear soluciones eficaces.
Si no hay nada que se pueda hacer al respecto, lo mejor es ser empáticos con la persona y brindarle el apoyo emocional que necesita. A fin de cuentas, las organizaciones son estructuras que deben arropar a sus miembros como uno más, y hacerles sentir que importan.
Pobre gestión emocional
Quienes lidian con problemas de ira en el trabajo a menudo son personas que no saben gestionar lo que sienten, no pueden mejorar la productividad personal y terminan padeciendo problemas de salud psíquica. De la mano de especialistas en el área, las empresas pueden enseñarles a manejarse mejor.
Por lo anteriormente expuesto, hay que recordar la importancia que tiene la inteligencia emocional para que los empleados puedan aumentar la productividad personal. La empatía y la comunicación asertiva son primarias para que todos sientan un buen clima organizacional.
Mala comunicación con el equipo
Entonces, alguien con muy mal manejo de las emociones no sabrá cómo comunicarse apropiadamente con su entorno. ¿Cómo podría aumentar la productividad personal alguien que no sabe lidiar consigo y que en donde sea que esté solo genera conflicto?
Para que las empresas puedan aumentar la productividad personal de cada empleado, debe existir camaradería y respeto mutuo, hay que fomentar el feeback positivo para que los empleados se sientan orgullosos de pertenecer, y los chismes de pasillo sean reducidos o rápidamente erradicados.
Directrices poco claras
A veces ocurre que los trabajadores no pueden aumentar la productividad personal porque los líderes no saben comunicarse efectivamente o simplemente son imprecisos, lo que genera baches y malos entendidos que pueden costar tiempo, esfuerzo y dinero.
No saber delegar
Esta causa que impide mejorar la productividad personal, a menudo está muy ligada al pobre manejo emocional y la mala comunicación. Los equipos se construyen de la confianza mutua entre los miembros, y por ende; es de vital importancia saber pedir ayuda cuando el trabajo apremia.
Metas poco factibles
A menudo ocurre que se plantean grandes objetivos, tanto a nivel personal como empresarial, pero se apunta a un objetivo grande en vez de desmenuzarlo en metas más pequeñas. Esta visión poco realista desanima y por ende, no ayuda a mejorar la productividad personal.
Monotonía en la realización de tareas
El aburrimiento y la pérdida de sentido en lo que se está haciendo es uno de los factores que afectan la productividad de una persona. Cambiar a las personas de posición, rotar los equipos, otorgar responsabilidades nuevas le pueden ser grandes impulsores para los empleados desmotivados..
Paupérrimo manejo del tiempo
Si no existe una buena organización de las tareas diarias, manejo de prioridades y objetivos diarios específicos, es poco probable que un empleado pueda aumentar la productividad personal, porque siempre le sobrarán tareas para la cantidad de horas con las que cuenta.
Elementos distractores
Entre los métodos para mejorar la productividad personal se habla de distanciarnos de las redes sociales, de apagar las notificaciones. También es recomendable dedicar solo una hora en específico para la revisión de correos, para no interrumpir la concentración y evitar a toda costa el multitasking.
10 estrategias para aumentar la productividad personal
La buena noticia es que existen una serie de métodos que puedes aplicar para aumentar la productividad personal, sin necesidad de trabajar tiempo extra pero con un alto nivel de efectividad. Espero que te sean de gran ayuda, pues son las que he aplicado durante mis años de carrera profesional:
Aprovecha tu mañana
Si quieres aumentar la productividad personal es aconsejable que las tareas más pesadas las dejes para las primeras horas del día, cuando tu mente está descansada y tienes una visión más clara de todo. Al culminarla, sentirás que te habrás quitado un gran peso de encima.
Cuida tus emociones
Ninguna de las estrategias para mejorar la productividad personal surtirán efecto si estás pasando por un proceso de burnout, ansiedad o si en tu empresa existe una pobre gestión comunicacional que enturbia el buen ambiente y la cordialidad entre todos.
En Academia de emociones aprenderás a reconocer abiertamente lo que sientes, a cuestionar la manera en la que te comunicas con tu entorno y el origen de ciertos comportamientos, gracias a una serie de vivencias que experimentarás con nosotros a lo largo del seminario.
La inteligencia emocional es la clave para vivir en balance. El autoconocimiento es un viaje sin fin y si a ello sumas el desarrollo de técnicas que te permitirán manejar lo que sientes o propiciar la comunicación asertiva, obtendrás un pase a una vida en bienestar.
Planifica tu agenda
Esto ya lo has escuchado miles de veces, pero una de las soluciones para la baja productividad más potentes para que las personas sean organizadas, es llevar una simple agenda y calendario de trabajo. Con el tiempo, habrás desarrollado el hábito y notarás radicalmente la diferencia.
Haz primero lo más pesado
¡Aprovecha la claridad de tu cerebro al despertar! Uno de los métodos para mejorar la productividad que mejor me resultan, es el de ejecutar a primeras horas del día aquella tarea que sé que me puede tomar más tiempo del debido o a la que tengo que darle prioridad.
Si llegase a surgir un contratiempo que te impida culminar tu jornada o si debes resolver algo de última hora, al menos habrás concluido ese objetivo que tanto te preocupaba por terminar. Practica esta recomendación como un hábito, y verás que tus tardes serán mucho más ligeras.
Divide las tareas en puntos más pequeños
¿Has notado que alguna tarea grande se te vuelve muy tediosa y te genera estrés? Entre las técnicas para aumentar la productividad que más comúnmente se recomiendan es el desglose de grandes objetivos en metas más pequeñas y específicas.
Enfócate en una sola tarea a la vez
¿Quieres aumentar la productividad personal? Entonces abandona el terrible hábito del multitasking, que solo alimenta tu desenfoque. Lejos de ser más eficiente, terminarás por dejar sin concluir varias tareas y demorarás muchísimo más tiempo del necesario entre una meta y otra.
Desconéctate para trabajar en tranquilidad
Las aplicaciones, los móviles y cualquier aparato que esté conectado a internet suele ser bastante tentadores de revisar. Lo que aparentemente pueden ser “cinco minutos”, pueden convertirse en dos horas perdidas, que se traducirán en falta de productividad.
Aprende a decir que no
Seguramente te parecerá un poco absurdo mencionar esto entre las técnicas de productividad personal, pero hay una justificación para ello: muchas veces las personas se recargan de trabajo ajeno por pena a negarse, porque creen que eso supondría un problema con la otra persona.
Respeta tus límites porque nadie más lo hará. Tu agenda debe ser tu prioridad. Esto no quiere decir que no debas ayudar a nadie, solo que no tomes responsabilidades que no te competen porque otro quiera abusar de tu buena voluntad. No es cierto que debas aceptar todo lo que te pidan para demostrar que puedes aumentar la productividad personal.
Delega cuando sea necesario
Si crees que otra persona en tu equipo puede echarte una mano, no dudes en pedir ayuda. Lo indico como parte de las claves para aumentar la productividad personal, porque lo que se quiere evitar es el desbordamiento emocional que evita que nuestro trabajo fluya.
Dispón de un lugar exclusivo para trabajar
Por último pero no menos importante en cuanto a cómo mejorar la productividad y en el caso exclusivo de que no trabajes en una oficina, organiza en tu espacio personal un pequeño rincón en el que puedas distanciarte por unas horas del mundo para enfocarte en tu trabajo.
Infografía sobre como aumentar la productividad personal
Recomendaciones finales de cómo aumentar la productividad personal
Olvídate de esa idea de que aumentar la productividad personal es imposible para ti, porque si sumas tu cuidado emocional y las técnicas adecuadas para potenciar el enfoque en tus labores. Preocúpate por desarrollar los hábitos necesarios para que este proceso sea parte de tu rutina diaria.
Y hablando de cómo mejorar la productividad, quiero comentarte que en el próximo MasterMind Latino podrás escuchar de la mano de varios de los líderes hispanos más destacados, las diferentes historias llenas de retos que, por instantes, hicieron que sus empresas bajaran en rentabilidad.
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