Por Dra. Estrella Flores-Carretero.
¿Conoces cuáles son los ladrones del tiempo que afectan tu trabajo y cómo lidiar con ellos? Todo empleado puede ver disminuida su eficacia gracias a diversos distractores que pueden mermar su productividad. Es un problema que puede afectar a cualquiera, sin importar la modalidad de trabajo.
Cuando una organización es capaz de detectar lo que está ocurriendo, tiene el deber de tomar medidas correctivas eficaces, para eliminar las barreras que los ladrones del tiempo pueden estar creando, y que alejan cada vez más las metas empresariales.
Cuando se es productivo, poco importa desde dónde se trabaje. Decía Thoreau que más que estar ocupados, lo verdaderamente es saber en qué lo estamos. Cabría entonces cuestionarse qué hacen las personas que son víctimas de los ladrones del tiempo, para poder ayudarles a mejorar su rendimiento.
Las personas procrastinadoras, desorganizadas y dispersas siempre encontrarán una excusa en la definición de ladrones del tiempo, aunque quizás no sean conscientes de ello. La cuestión está en detectar qué le distrae y dotarlos de herramientas para erradicar los efectos de dichos distractores.
Los 12 ladrones del tiempo y la forma para poder evitarlos.
¿Qué encontrarás en este artículo?
Los 12 ladrones del tiempo y la forma para poder evitarlos
¿Qué son los ladrones del tiempo?
El tiempo es intangible, intransferible. Dicen que vale oro, pero en realidad no tiene precio alguno, pues no puede comprarse. Una vez gastado no puede recuperarse y su duración es finita, al menos para nosotros los humanos. Lo peor es que hemos creado mil maneras de perderlo.
Lidiar con los distractores del tiempo es una de las principales preocupaciones del mundo, especialmente para las empresas, a quienes les genera pérdidas millonarias. Pero antes de entrar en detalles, veamos una breve explicación sobre lo que son, para poder identificarlos en nuestro día a día.
Bajo este nombre se les conoce a todas esas conductas, hábitos dañinos o agentes externos que impiden a las personas el logro de objetivos diarios, bien sea a nivel personal o profesional, los cuales son los ladrones del tiempo individual de cada uno de nosotros.
Los 6 mitos sobre los ladrones del tiempo
Antes de iniciar a identificar los principales ladrones del tiempo en una empresa, y que también pueden aplicarse a los objetivos personales de cada quien, es necesario aclarar primeramente cuáles son los mitos que le rodean, y cuya creencia hacen tanto daño a las organizaciones.
Porque sí, además de los ladrones del tiempo, el mundo corporativo debe lidiar con ciertas ideas falsas acerca de lo que es un verdadero liderazgo empresarial eficiente y que lejos de ayudar o de empujar la productividad, generan justamente el efecto contrario. Algunos de estos mitos son:
- Concebir que el líder más ocupado es el más eficiente. Cuando esto ocurre es porque dicho directivo está siendo víctima de los ladrones del tiempo en el trabajo. Laborar más no significa hacer más y mejor las cosas, al contrario; la eficacia se trata de ser productivo en menos horas.
- Centrar la gestión empresarial. Para evitar a los ladrones de tiempo en el trabajo, es necesario que exista una gestión adhocrática que elimine la pesadez burocrática. Un equipo de trabajo organizado, puede autorregularse y permitir que los altos cargos se enfoquen en mayores responsabilidades.
- Esperar la obtención de datos en su totalidad para decidir. Vivimos en un mundo de mercados volátiles, que no pueden esperar por cifras exactas. Un buen ejecutivo debe desarrollar su intuición al mirar el escenarios y números previos como una de las técnicas para combatir los ladrones del tiempo.
- Obtener resultados positivos es proporcional a la cantidad de trabajo invertido. Esta falsa noción está relacionada al primer punto. La productividad tiene que ver con organización y eficacia, no con mayor inversión de horas. Tener esto en cuenta es esencial para saber cómo enfrentar a los ladrones del tiempo.
- Creer que hay que darle prioridad a los problemas ya conocidos. Todo reto empresarial es importante, aunque existan algunos más complejos que otros. Para afrontar estos distractores del tiempo, es necesario dejar de aplazar decisiones, porque ellas y sus consecuencias serán inevitables.
- Pensar que solo se deben encontrar soluciones rápidas y sencillas. Para saber cómo vencer a los ladrones del tiempo, hay que entender que cada reto es único. Pensar que todos se arreglarán tan fácilmente como otros es tener una muy corta visión empresarial.
Inconvenientes causados por los ladrones del tiempo
Conocer a los ladrones de tiempo y cómo combatirlos es la clave para impulsar un ambiente de productividad organizacional, aunque muchas veces no exista una conciencia de que están siendo generados por factores específicos, ya que una de sus claras consecuencias es la desmotivación laboral.
Cuando sentimos que no nos rinden las horas, que no cumplimos con toda la agenda, que invertimos muchísimo en una tarea, que se nos hace repetitiva y por tanto, muy difícil de lidiar, entonces podemos decir que estamos delante de una clara definición de ladrones del tiempo.
Otro de los problemas que los ladrones del tiempo pueden generar es la baja productividad. Si los empleados se sienten ahogados de trabajo y tampoco ven mejores resultados, será cuestión de semanas para que comiencen a agotarse y perder el ánimo al ejecutar las tareas.
Ladrones de tiempo en el trabajo
Los tipos de ladrones de tiempo más frecuentes
Estos se clasifican en dos tipos: los ladrones del tiempo internos y externos. Una vez que estén identificados cuáles son aquellos que no permiten a los empleados un trabajo pleno, entonces se podrán tomar medidas correctivas que permitan encontrar una solución adecuada para cada caso.
Los ladrones del tiempo internos
Comencemos entonces por los ladrones del tiempo del tipo internos. Su causa, como la palabra lo indica, proviene del propio individuo que los padece, aunque este no sea consciente de que se está poniendo la soga al cuello. Veamos brevemente cada uno de ellos:
Desorganización
Si queremos saber cómo evitar los ladrones de tiempo internos, lo primordial es aprender a organizar nuestra jornada. A nadie le gusta ser señalado como irresponsable por culpa de la impuntualidad laboral, ya que además de generar estrés, ansiedad, puede crear problemas innecesarios con el equipo de trabajo.
La desorganización es un tema que está profundamente ligado a los hábitos individuales de cada persona, muchos de los cuales son arrastrados desde la infancia. Excusarse con que se es así por naturaleza es un acto irresponsable, pues todos podemos y debemos poner de nuestra parte en mejorar.
Procrastinación
Otro de los más comunes ladrones del tiempo en el trabajo. Se calcula que la procrastinación empresarial genera pérdidas de miles de euros anualmente por empleado. Para combatirla, es necesario programar objetivos a corto y mediano plazo, que motiven a los empleados en la consecución de metas.
Con la asesoría adecuada y el apoyo profesional que podemos brindarte en Academia de Emociones, te ayudaremos a superar la procrastinación, gracias a que te enseñaremos a escucharte internamente, además de brindarte las técnicas en manejo emocional más eficaces para tu bienestar.
No saber decir que no
Quizás sea por pena o por querer ayudar a un compañero, lo cierto del caso es que no saber decir que no también alimenta a los ladrones del tiempo en el trabajo, ya que las personas terminan recargándose de responsabilidades ajenas, lo que sumado a las propias, conlleva a un lapso de estrés.
Falta de habilidades comunicativas
Una persona que no sepa cómo comunicarse de manera asertiva con su equipo, puede tener retrasos en la gestión de tareas porque probablemente se encuentre regularmente con dudas. Conocer a estos ladrones de tiempo y cómo combatirlos es prioritario para disparar la productividad del equipo.
Multitasking
Nadie tiene la capacidad de enfocarse en varias cosas a la misma vez. Por esta razón, el llevar varias tareas al mismo tiempo está considerado como otro de los ladrones de tiempo en el trabajo que más afecta a los empleados. La lista de tareas es eso, un orden que debe ejecutarse una por vez.
Falta de toma de decisiones
El exceso de tareas, el multitasking y la desorganización complican la toma de decisiones sobre cuál tarea terminar, razones por las cuales son los ladrones del tiempo que más empujan a los trabajadores a dilatar la entrega de tareas, ya que o no saben por cuál empezar o quieren ejecutarlas de una vez.
Estrés
Para identificar los principales ladrones del tiempo en una empresa, también hay que tomar en cuenta al estrés. Todos tenemos diversas maneras de manejar la presión laboral, sin embargo; las organizaciones deben brindar a los trabajadores ciertas herramientas para ayudarles a mejorar su salud física y mental. De esto depende la felicidad corporativa.
Cansancio
Muy ligado al punto anterior. Aunado a las técnicas para combatir los ladrones del tiempo, es menester que los empleados desarrollen hábitos para dormir, se ejerciten con regularidad, coman sano e igualmente, se respeten sus tiempos libres y días de vacaciones, sino; el estrés pasará factura a la empresa.
Búsqueda de la perfección
Por último, si queremos aprender a cómo evitar los ladrones de tiempo, también hay que entender que la perfección no existe. Muchas personas se toman mucho tiempo ejecutando tareas porque quieren llevar todo al extremo, sin errores. Con esta visión, ¿cómo se deja espacio para el aprendizaje?
Los ladrones del tiempo externos
Puede ocurrir también que el problema esté fuera del individuo, especialmente este es un tema muy común desde que existe el teletrabajo, cuando las personas dependen del internet y servicios eléctricos para poder cumplir con su jornada laboral.
Saber cuáles son nos permitirá entender cómo vencer a los ladrones del tiempo externos y así tomar las medidas correctivas pertinentes. Porque sin importar lo que ocurra externamente, nosotros somos los responsables de aplicar los correctivos necesarios.
Reuniones laborales
Las plataformas de conferencias online han sido de gran relevancia para mantener la comunicación con los equipos remotos, pero se ha convertido en uno de los distractores del tiempo externos de mayor peso, ya que muchas veces quienes organizan los comités no llevan una lista de objetivos a discutir.
Lo recomendable en estos casos siempre será apuntar previamente qué se desea discutir con el grupo y fijar un tiempo de duración determinado, para evitar que las personas dejen de cumplir con sus obligaciones por atender una reunión en la que no hay una visión clara.
Notificaciones electrónicas
Y ya que estamos hablando de los ladrones del tiempo internos y externos, hay que rescatar la importancia de dejar el celular en silencio, en modo avión o con la lunita, de ser posible, cuando nos enfoquemos a trabajar en un proyecto, para evitar distracciones originadas de las redes sociales.
Hay muchas apps, incluso de escritorio, que eliminan cualquier distracción mientras las activamos para trabajar. Para crear un ambiente más propenso a la concentración, también se recomienda dejar de fondo alguna música suave que nos relaje y alegre un poco, mientras estamos concentrados.
Continuas interrupciones
Este es otro factor que suele sacar de enfoque, tanto a los trabajadores en sus oficinas como a quienes trabajan desde casa. Es cierto que en ambos casos pueden haber situaciones específicas en las que, por un día, le hagan cuesta arriba al empleado el poder sentarse.
Pero deben ser eso, hechos concretos y no repetitivos. Para evitar problemas, lo mejor será comunicarle a nuestro entorno que estaremos ocupados durante un lapso prudencial de tiempo y que, a menos que haya una emergencia real, lo mejor sería no tocar a nuestra puerta o cubículo.
Condiciones del entorno
La pandemia nos ha recordado que existen condiciones ajenas a nosotros que pueden condicionar nuestra agenda. Trabajadores presenciales y remotos dependen en su mayoría de conexión a internet para trabajar, y en el caso de fallar, demoraría entregas.
Especialmente el primero, suele ser deficiente en muchas ciudades del mundo. Hace un año, ni siquiera las plataformas de conferencias estaban tan preparadas para atender una demanda súbita de sus servicios. En suma, estos detalles son hechos que debemos tener en cuenta.
Tanto en el caso de los factores internos, el cómo enfrentar a los ladrones del tiempo externos va a depender en buena medida de las medidas correctivas que la persona afectada tome para erradicar el problema o en dado caso, reducir enormemente su impacto.
Infografía de los 12 ladrones del tiempo y la forma para poder evitarlos
Cómo evitar los ladrones de tiempo
Todos estos inconvenientes, al final del día, tienen solución. Lo importante es que las personas reconozcan que existe un punto discordante, un freno a su productividad. Veamos brevemente algunos planteamientos para entender cómo evitar los ladrones de tiempo y sus consecuencias.
Practicar la autocrítica
Es primordial reconocer que estamos fallando en algo o de lo contrario, seguiremos cayendo en una espiral con los ladrones del tiempo, independientemente de la modalidad en que la que estemos laborando.
En el hogar pueden haber distractores con los quehaceres domésticos, pero teletrabajar no es sinónimo de estar de vacaciones. Se debe mantener un horario estricto, pararse temprano y cumplir con los deberes como si se asistiera a la oficina. No responsabilicemos a otros en lo que estamos fallando.
Saber ponernos límites a nosotros y a los demás
Una vez sepamos identificar los principales ladrones del tiempo en una empresa, los empleados deben tomar medidas correctivas. En el caso de quienes trabajen a distancia, lo mejor es comunicar a familiares y allegados cuál es el horario en el que preferimos ser contactados.
Pero también hay que trabajar(nos) internamente. Evitar pararse a la nevera cada tanto, huir a toda costa de las redes sociales y aprender a decir que no para poder ser eficientes en nuestro trabajo, para evitar todos esos despistes que cohíben la concentración.
Planificar la agenda
Una de las técnicas para combatir los ladrones del tiempo que mayor utilidad tiene, es hacer las tareas más pesadas de primero. La tranquilidad y concentración que podemos tener durante las primeras horas de la mañana puede ayudarnos a contrarrestar la pesadez y las posibles interrupciones del día.
Aprender a delegar
Ya anteriormente señalamos al multitasking como uno de los ladrones de tiempo en el trabajo más comunes. Quizás no sea necesario estar en todas las reuniones, solo en las que seamos esenciales, ni tampoco hay por qué supervisar en exceso: se trabaja mejor por objetivos y con autonomía.
Respetar el espacio de trabajo
Nuestro espacio de trabajo debe reflejar nuestro interés en cumplir con nuestras obligaciones, bien sea que lo tengamos de manera individual o lo compartamos con otras personas, pues estamos poniendo nuestro grano de arena en un proyecto empresarial remunerado.
Por tanto, debemos crear un entorno que nos agrade visualmente, que esté siempre ordenado y limpio, que nos inspire a culminar nuestras tareas y que honre la oportunidad que tenemos de poder laborar. En fin, el respeto que nuestro empleo merece.
Gestionar las emociones
Estos distractores no afectan más a quienes trabajan de manera online, que a quienes lo hacen de manera presencial, pues no se trata de lugares, sino de emociones. Por eso, cobra importancia el entrenamiento emocional para mantenernos optimistas y creativos a pesar de las adversidades.
Recomendaciones finales sobre cómo evitar los ladrones del tiempo
Ahora más que nunca, debemos desarrollar las maravillosas herramientas que la inteligencia emocional brinda para no caer en las redes de los ladrones del tiempo, ser personas productivas, con los niveles de estrés al mínimo y poder llevar a buen término los proyectos empresariales que nos confían.
En Academia de Emociones queremos que nuestros estudiantes practiquen el autoconocimiento, para que aborden cualquier reto desde la empatía y la responsabilidad. Pueden ocurrir muchas cosas fuera, pero solo nosotros podemos controlar internamente la manera en la que vivimos y reaccionamos ante ello.
